Aufgabe / Ereignis / Wiedervorlage

Aufgaben, Ereignisse und Wiedervorlagen verwaltet FaktuLux in einer Tabelle. Dadurch lassen sich Aufgaben und Wiedervorlagen in einer gemeinsamen Planungsliste anzeigen. Außerdem ist jede erledigte Aufgabe ja auch ein Ereignis.

Arten von Aufgaben und ihre Verwendung

Aufgaben

Aufgaben müssen keinem Mitarbeiter zugewiesen werden. Auch benötigen Sie weder Datum noch Deadline. Aufgaben können bei Abwesenheit eines Mitarbeiters von Anderen eingesehen und ggf. übernommen oder deligiert werden. Für Aufgaben existiert der Status In Vorbereitung. Bis zu ihrer Aktivierung werden sie so nicht in den ToDo-Listen der jeweiligen Mitarbeiter angezeigt.

Ereignisse

Ereignisse können derzeit nur zu Vorgängen und Inventar erfasst werden. Ihr Status wird auf wartend oder eingetreten gesetzt, je nach dem, ob ein Datum eingetragen ist oder nicht. Ein Beispiel für ein wartendes Ereignis ist z.B. der Wareneingang von Material. Bevor dieses nicht eingetroffen ist, kann die Produktion nicht beginnen.

Wiedervorlagen

Wiedervorlagen werden nur dem zugewiesenen Mitarbeiter angezeigt. Sie werden auch nicht in der Abwesenheits-Vertretung gelistet. Soll eine Tätigkeit bei Ihrer Abwesenheit von einem anderen Mitarbeiter übernommen werden, müssen Sie eine Aufgabe daraus machen. Da eigene Wiedervorlagen nur für Sie selbst bestimmt sind, müssen Sie sie auch nicht ausführlich beschreiben. Es reicht, wenn Sie verstehen, was gemeint ist. Sie können anderen Mitarbeitern auch Widervorlagen eintragen. Jedoch haben Sie - einmal gespeichert - auf diese keinen Zugriff mehr (außer über die Erfassungshistorie).

Nachfassen

Das Nachfassen von Angeboten stellt eine besondere Form der Aufgaben dar. Alle Aufgaben dieser Art zum aktuellen Mandanten werden im Hauptfenster über die Schaltfläche Nachfassen gelistet. Wurde einer Nachfass-Aufgabe ein Mitarbeiter zugewiesen, wird dessen Name in eckigen Klammern vor der Beschreibung angezeigt und diese Aufgabe wird auch beim jeweiligen Mitarbeiter in der Liste der eigenen Aufgaben & Wiedervorlagen gelistet.

Gruppen

Es gibt Aufgaben, die müssen erledigt werden, sobald Sie mal Zeit dafür haben. Damit sie ins Bewusstsein rücken, vergibt man ihnen ein Planungsdatum. Wenn Sie viel mit der Aufgabenverwaltung arbeiten, sammeln sich schnell einige dieser Aufgaben an. Alles, wozu Sie am Tage nicht gekommen sind, schieben Sie dann in die Zukunft. Denn Sie können nur effektiv mit der Aufgabenverwaltung arbeiten, wenn möglicht wenige Aufgaben im roten Bereich der Überfälligen gelistet werden. Mit der Zeit schieben Sie so aber einen immer größer werdenden Berg vor sich her, bis Sie schließlich kapitulieren.

Einen Ausweg bieten die Gruppen. Fassen Sie all diese Aufgaben in wenige Sinngruppen zusammen, müssen Sie nur noch diese Gruppen im Blick behalten. Innerhalb einer Gruppe können Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit sortieren.

Solange ein Benutzer keine Gruppen angelegt hat, wird auch keine Auswahl zur Zuweisung einer Gruppe angezeigt. Somit werden die Masken derer, die keine Gruppen verwenden, nicht unnötig aufgebläht.

Gruppe anlegen

Wenn Sie im Hauptfenster die Schaltfläche [+ Erfassen] mit der rechten Maustaste anklicken, erscheint ein Kontextmenü mit der Auswahl neue Gruppe erstellen. Gruppen erhalten nur ein Planungsdatum, eine Beschreibung und Optional eine Wiederholung. Zu erkennen sind sie auch an der Überschrift Gruppe, wo sonst die Auswahl zwischen Aufgabe, Ereignis und Wiedervorlage erfolgt.

Gruppe zuweisen

Im Bearbeitungsmodus einer Aufgabe taucht unten die Schaltfläche [Gruppieren] auf. Wählen Sie hierüber eine der vorhandenen Gruppen aus und weisen Sie diese zu. Unterhalb der Beschreibung erscheint dann ein Feld, welches die Gruppenzugehörigkeit der Aufgabe kennzeichnet. Über das rote X neben dem Feld können Sie die Zugehörigkeit wieder entfernen.

Haben Aufgaben einer Gruppen ein eigenes Planungsdatum, werden Sie auch einzeln in der Liste der Aufgaben & Wiedervorlagen angezeigt. Da dies nicht gewünscht ist, sollten Sie kein Planungsdatum vergeben. Und da für Wiedervorlagen ein Planungsdatum zwingend vorgeschrieben ist, sollten Sie diese nicht in eine Gruppe aufnehmen, oder das Datum weit in die Zukunft verlegen.

Verfügt eine Gruppen-Aufgabe über eine Deadline, wird sie wie alle anderen auch in der normalen Liste aufgeführt, wenn diese näherrückt.

Gruppen verwalten

Gruppen werden in die normale Liste mit ihrem Planungsdatum eingereiht. Sie sind am G in der linken Spalte zu erkennen. In der Spalte Verknüpfung wird die Anzahl zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Durch Doppelklick aus diese oder mittels [Enter] werden die Aufgebn der Gruppe aufgelistet. Diese lassen sich mit den Pfeiltasten sortieren. Ein etwaiges Planungsdatum spielt für die Sortierung keine Rolle. In der Überschrift der Liste wird der name der Gruppe angezeigt. Durch Doppelklick auf diese oder mittels [Backspace] gelangen Sie zurück zur normalen Ansicht.

Alternative zu Gruppen

Gruppen machen nur Sinn, wenn Sie Aufgaben verschiedener Verknüpfungen zusammenfassen wollen. Möchten Sie hingegen das Abarbeiten aller Aufgaben eines Vorgangs terminieren, legen Sie besser zu diesem Vorgang eine separate Erinnerungs-Aufgabe an und geben nur dieser Aufgabe ein Planungsdatum. Durch Doppelklick auf die Verknüpfung in der Aufgabenliste im Hauptfenster gelangen Sie direkt zu diesem Vorgang und können die einzelnen Aufgaben abarbeiten.

Anzeige zu Vorgang und Inventar

Bei Vorgängen und Inventar werden alle zum angewählten Datensatz eingetragenen Aufgaben und Ereignisse in einer Liste angezeigt. Zusätzlich werden Wiedervorlagen angezeigt, die dem angemelden Mitarbeiter zugewiesen sind. Zu oberst stehen Aufgaben in Vorbereitung. Darunter aktive Aufgaben und eigene Wiedervorlagen, sortiert nach dem Planungsdatum oder der Deadline, von früh oben bis spät unten. Zu unterst folgen die erledigten Aufgaben und Ereignisse. Aufgaben in der Reihenfolge der Erledigung, Ereignisse nach dem Zeitpunkt ihres Eintritts, die Jüngsten zuerst. So erkennt man auf einen Blick die aktuelle Lage und kann nach unten hin die Historie zurückverfolgen. Gerade bei Werkzeugen, die sich lange im Inventar befinden, entsteht mit der Zeit ein sehr informativer Lebenslauf.

Anzeige zu Adressen, Artikel und Belegen

Über den Menüpunkt Datenbank / Aufgaben anzeigen werden die zu einer Adresse, einem Artikel oder einem Beleg hinterlegte Aufgabe angezeigt.

Bei Adressen und Belegen gibt es eine Besonderheit: Wenn Sie zu einem Vorgang eine Aufgabe anlegen, können Sie zusätzlich auf eine Adresse oder einen Beleg verweisen. Deshalb müssen Sie bei Adressen und Belegen zusätzlich wählen, ob die mit dem Datensatz verknüpften oder die auf diesen verweisenden Aufgaben angezeigt werden sollen.

Anzeige offener Aufgaben und Wiedervorlagen

In der Anzeigen im Hauptfenster werden Aufgaben und Wiedervorlagen nach ihrem Planungsdatum sortiert, welches auch in der linken Spalte angezeigt wird. Ist kein Datum zugewiesen, bildet eine etwaige Deadline das Sortierkriterium. Neben dem Planungsdatum folgt die Spalte Frist, welche anzeigt, wieviel Zeit noch bis zum erreichen der Deadline bleibt. Wurde ein Planungsdatum eingegeben und ist dieses noch nicht erreicht, errechnet sich die Frist als Abstand zu diesem Datum. Das erleichtert das Verschieben zukünftig geplanter Aufgaben. Ist hingegen kein Planungsdatum vorhanden oder dieses bereits vorüber, wird für die Berechnung das Tagesdatum verwendet. Dadurch sieht man zum Einen bei noch nicht geplanten Aufgaben, wieviel Zeit noch bis zur spätesten Ausführung bleibt. Zum Anderen kann man bei verstrichenem Planungsdatum sofort erkennen, wieviel Zeit ab Heute noch bis zur Deadline verbleibt, auch wenn die Aufgabe im rot gekennzeichneten oberen Bereich angezeigt wird.

Suche von Aufgaben

Über die [Esc]-Schnellsuche können auf der Startseite Aufgaben anhand des Inhalts der Beschreibung gesucht werden. Groß-/Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle. Für die Suche wird das Anzeigelimit deaktiviert und die Suche beginnt ganz oben beim ältesten Datensatz. Das Weitersuchen erfolgt über [F3]. Dabei beginnt die Weitersuche beim auf die aktuelle Aufgaben folgenden Datensatz. Sie können also durch hochscollen das Durchsuchen eines Bereiches wiederholen.

Anzeige nach letzter Erfassung / Änderung

Vermisst man eine Aufgabe oder Wiedervorlage, kann es hilfreich sein, sich diese in der Reihenfolge der Erfassung oder der letzten Änderung anzeigen zu lassen, sofern man den jeweiligen Zeitpunkt ungefähr kennt. Gehen Sie dazu ins Hauptfenster von FaktuLux und klicken Sie rechts die Beschriftung Anzeige mit der rechten Maustaste an und wählen Sie eine Option.

Um zur normalen Anzeige zurückzukehren, wählen Sie rechts eine der Optionen Eigene, Allgemeine oder Nachfassen oder doppelklicken Sie die Überschrift.

Aufruf von Programmen und Internetseiten über eine Aufgabe oder Wiedervorlage

Aufgaben mit Intervall werden gerne dazu benutzt, regelmäßig eine Internetseite zu besuchen oder ein Programm zu starten. Um diesen Vorgang noch komfortabler zu gestalten, können Sie den Aufruf direkt in die Beschreibung einbetten. Zum Ausführen reicht dann ein Doppelklick in der Spalte Verknüpfung. Voraussetzung ist aber, dass die Aufgabe nicht anderweitig verknüpft ist.

Ein Aufruf beginnt mit einem {@}, gefolgt von Parametern, die durch Semikolon getrennt werden.

{@}<Code>;<Beschriftung>;<Aufruf>

Code          Der Code definiert die Art des Aufrufes
              B - Link im Browser öffnen
                  Übergeben Sie eine Internet-Adresse zum Öffnen mit dem Standardbrowser
              R - Programm ausführen (Run)

Beschriftung  Die Beschriftung wird in der Spalte "Verknüpfung" angezeigt
              Geben Sie als Beschriftung ein "A" an, wird der Aufruf als Beschriftung
              verwendet. Haben Sie keine Beschriftung angegeben, wird die Funktion dem
              <Code> entsprechend angezeigt.

Beispiele:   {@}B;FaktuLux-Wiki; wiki.faktulux.de
             {@}R;Datensicherung;C:\Programme\Sicherung\Backup.exe

Folgendes ist zu beachten:

• Der gesamte Rest der Zeile hinter dem zweiten Semikolon bis zum nächsten Absatz (kann in der Anzeige auch über mehrere Zeilen gehen) wird an die ausführende Funktion übergeben, d.h. ein weiteres Semikolon führt nicht zur Verstümmelung des Aufrufs. Wollen Sie nach dem Aufruf weiteren Text in die Beschreibung eingeben, muss zuerst ein Zeilenumbruch erfolgen.
• Mittels Programm ausführen kann auch jedes beliebige Dokument übergeben werden, für welches eine Standardanwendung in Windows hinterlegt ist. Wird ein Verzeichnis übergeben, öffnet sich der Explorer in diesem Verzeichnis.
• Setzen Sie vor einen Internet-Link ein Leerzeichen nach dem Semikolon, kann dieser auch per Doppelklick im Text aufgerufen werden.
• Ist die Aufgabe zusätzlich mit einem anderen Datensatz verlinkt, hat bei einem Doppelklick der Aufruf dieses Datensatzes vorrang. Über das Kontext-Menü kann der Link dennoch ausgeführt werden. Ein Link kann so alternativ auch nur in der Zwischenablage abgelegt werden.

Mittels der HotKeys [Strg]+[L] für einen Browser-Link und [Strg]+[R] für einen Programmaufruf kann die entsprechende Code-Sequenz schnell eingefügt werden.

Eingabefelder

Tabellennummer: keine

Beschriftung	Verwendung	Feldname	Typ	Länge
Aufgabe / Ereignis / Wiedervorlage
Deadline	Existiert für eine Aufgabe eine Deadline oder wollen Sie sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertigstellen, tragen Sie das Datum hier ein. Hat die Aufgabe kein Planungsdatum, ist die Deadline maßgeblich für die Sortierung. So rückt sie automatisch ins Blickfeld, wenn sich die Deadline nähert.	Deadline	D
geplant für	Zu diesem Datum wird die Aufgabe in der Übersicht angezeigt. Aufgaben mit gleichem Datum können über die Schaltflächen mit den Pfeiltasten sortiert werden. Das Datum kann mittels Aufschieben in die Zukunft verschoben werden, jedoch ggf. maximal bis zur Deadline. In der Übersicht werden die verbleibenden Tage bis zum Erreichen der Deadline in der Spalte Frist angezeigt. Für Wiedervorlagen, die keiner Gruppe angehören, muss ein Planungsdatum eingetragen werden.	Datum	D
Beschreibung	Da Wiedervorlagen nur einzelnen Mitarbeitern gehören und nicht in Vertretung von anderen übernommen werden, kann die Beschreibung kurz ausfallen. Aufgaben jedoch sollten allgemeinverständlich beschrieben werden. Aufgaben zum Nachfassen benötigen bei der Anlage keine Beschreibung. In ihnen lassen sich Besprechnungsergebnisse festhalten, z.B. Gründe, die gegen eine Auftragserteilung sprachen.	Beschreibung	T	120
{Gruppe}	Wurde die Aufgabe einer Gruppe zugewiesen, wird der Name der Gruppe hier angezeigt. Mit dem x rechts neben dem Feld können Sie die Gruppenzuweisung aufheben.	(GruppeID)	I
Verknüpfung	Mit der Schaltfläche können Sie lediglich eine nicht gewünschte Verknüpfung deaktivieren. Die mögliche Verknüpfung ergibt sich aus dem Fenster, aus dem heraus Sie die Aufgaben / Wiedervorlagen aufgerufen haben.	div. Felder
Verweis	In einzelnen Fällen kann eine Aufgaben auch auf einen anderen Datensatz verweisen. Das ist z.B. der Fall, wenn Sie zu einem Vorgang eine Aufgabe eintragen, welche sich auf eine Adresse oder einen Beleg bezieht. Hierzu muss Sie mit einer der speziellen Schaltflächen in den Vorgängen erfasst werden. Außerdem werden Aufgaben für Ansprechpartner mit der Adresse verknüpft und verweisen auf den Ansprechpartner.	div. Felder
Aufgabe für / am Ereignis beteiligt / Wiedervorlage für	Sie können Mitarbeitern Aufgaben zuweisen. Wiedervorlagen müssen einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Tragen Sie einem anderen Mitarbeiter eine Aufgabe oder Wiedervorlage ein, wird sie in seiner Übersicht durch Fettschrift hervorgehoben dargestellt. Die Hervorhebung verschwindet beim Anzeigen der Aufgaben oder kann per Kontextmenü entfernt werden.	BenutzerID	I
berechnen	Hier können Sie vermerken, ob die für die Erledigung der Aufgabe benötigte Zeit berechnet werden soll. Wollen Sie eine Aufgabe auf erledigt buchen, die zum Berechnen markiert ist, erhalten Sie eine Warnmeldung. In einer späteren Version von FaktuLux ist geplant, aus einer Aufgabe automatisch eine Leistung zu generieren.	Berechnen	I
Aufwand in Minuten: Soll	Geplanter Aufwand in Minuten. Dieser wird für eine spätere Verknüpfung von Aufgaben zur Produktionsplanung wichtig.	DauerSoll	I
Ist	Bereits auf die Aufgabe gebuchte Minuten. Der Wert kann über die Stoppuhr gebucht oder manuell eingetragen werden.	DauerIst	I
Optionen
Wiederholung alle Tage	Für wiederkehrende Aufgaben müssen Sie nicht mehrere Einträge erfassen. Tragen Sie ein Intervall ein, wird bei der Erledigung der Aufgabe vorgeschlagen, diese um die angegebene Frist aufzuschieben. Mit der Grundlage bestimmen Sie das Bezugsdatum für die nächste Fälligkeit. Für Aufgaben, welche Sie immer am Ende eines Monats ausführen wollen (z.B. das Abholen digitaler Kontoauszüge), tragen Sie als Wiederholung 0 Tage ein. Grundlage ist in diesem Fall immer das Planungsdatum.	Intervall	I
Aufschieben: je 30 Tage = 1 Monat	Für bestimmte Ereignisse wie die Buchungsintervalle von Mobilfunktarifen ist es wichtig, dass 30 Tage nicht zu einem Monat gerundet werden.	IntervallFix	I
bei Wiederholung: Ereignis eintragen	Nach jeder Buchung einer Wiederholung öffnet sich ein Eregnis mit der gleichen Verlinkung. So können Sie Informationen zur Ausführung eintragen.	Ereignis	I
Wiederholungen	Ist die Anzahl maximalen Wiederholungen erreicht, erhalten Sie beim Erledigen einen Hinweis.	IntervallCount IntervallAnzahl	I
Wiederholung endet	Wenn die Wiederholungen an einem bestimmten Datum ändern sollen, können Sie dieses hier eintragen. Ist dieses erreicht, erhalten Sie beim Erledigen einen Hinweis.	IntervallEnde	D
Grundlage: Planungsdatum	Wenn Sie z.B. eine Aufgabe wöchentlich durchführen wollen, muss sie immer sieben Tage ab Planungsdatum aufgeschoben werden, auch wenn Sie die Erledigung erst Dienstag buchen. (nur Aufgaben ohne Deadline)	Intervall > 0	I
Grundlage: Tag der Erledigung	Soll z.B. eine Pflanze alle zehn Tage gegossen werden und Sie gießen erst nach 12 Tagen, würde sie beim Aufschieben nach Planungsdatum schon in acht Tagen wieder Wasser bekommen. (nur Aufgaben ohne Deadline)	Intervall < 0	I
ins Blickfeld Tage vorher	Aufgaben mit einer Deadline können mehrere Tage vor deren Erreichen ins Blickfeld gerückt werden. Dazu werden sie am unteren Ende des aktuellen Tages angezeigt. Durch Aufschieben können sie die Anzeige bis zur Deadline dennoch verschieben.	Blickfeld	I
Blickfeld Vorgabe Tage	Bei jeder Wiederholung einer Aufgabe mit Deadline wird dieser Wert als Vorgaben für Blickfeld übernommen.	BlickfeldSet	I
Stoppuhr	Über die Schaltfläche der Stoppuhr kann diese schon während der Anlage der Aufgabe gestartet werden.	StatusDatum	DZ
Bearbeitung
erfasst	Datum/Uhrzeit und ErfasstBenutzerID werden bei der Anlage eines Datensatzes vom System vergeben.	ErfasstDatum	DZ
erfasst von	Der Benutzername wird mittels Feldname ErfasstBenutzerID aus der Mitarbeiterverwaltung geladen. Bei einer vom System erzeugten Aufgabe wird dieses Feld ausgeblendet. Beispiele für System-Aufgaben sind die Benachrichtigung über den Fristablauf eines Vorgangs oder die Fälligkeit einer Wartung.	ErfasstBenutzerName	T	30
geändert	Datum/Uhrzeit und GeaendertBenutzerID werden bei einer Benutzeränderung vom System vergeben bzw. aktualisiert.	GeaendertDatum	DZ
geändert von	Der Benutzername wird mittels Feldname GeaendertBenutzerID aus der Mitarbeiterverwaltung geladen.	GeaendertBenutzerName	T	30

Informationen zur Darstellung, der Verwendung von Farben, den Feldtypen und deren Länge finden Sie in der Legende.