Mitarbeiter

Der Menüpunkt System / Mitarbeiter im Hauptfenster zum Öffnen der Mitarbeiterverwaltung ist nur sichtbar, wenn der angemeldete Benutzer im Programm über Administratorrechte verfügt oder zumindet das Recht hat, Zeiterfassungsdaten und -parameter anzupassen. Für letzteres muss in den System-Einstellungen auch die Arbeitszeiterfassung aktiviert sein.

In der Mitarbeiterverwaltung können Sie sämtliche Mitarbeiter ihres Unternehmens anlegen, auch jede, die nicht mit FaktuLux arbeiten. Wenn mancherorten von Benutzern die Rede ist, häufig bei der Namensgebung von Variablen, sind ebenfalls die Mitarbeiter gemeint. Der Mitarbeiter Administrator mit der Nummer 1 wird zu Beginn vom System automatisch angelegt. Er hat die Kennung ADM und das Passwort Geheim. Groß-/Kleinschreibung sind bei der Eingabe zu beachten. Einige Funktionen von FaktuLux lassen sich nur ausführen, wenn dieser Benutzer angemeldet ist.

Im Sinne des Prinzips privacy by default der DSGVO erhalten neue Benutzer bei der Anlage keinerlei Rechte und den Status nur lesen. Wenn Sie einen Mitarbeiter mittels [F4] kopieren, werden die Drucker- und Textbausteinzuweisungen übernommen, die Rechte jedoch zurückgesetzt.

Mitarbeiter können nicht gelöscht werden, sie können nur den Status inaktiv erhalten.

Solange der Administrator einziger Mitarbeiter in FaktuLux ist, wird dieser beim Programmstart automatisch angemeldet. Wurden jedoch weitere Mitarbeiter angelegt, müssen sich alle Mitarbeiter mit Kennung und Passwort anmelden.

Für die Anmeldung benötigt jeder Mitarbeiter ein Passwort. Dieses kann jedoch nicht in der Mitarbeiterverwaltung bearbeitet werden, sondern wird bei der ersten Anmeldung vom System abgefragt und gespeichert. Hat ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen, kann es über den Menüpunkt Datei / Passwort zurücksetzen oder die Schaltfläche mit dem Schlüssel zurückgesetzt werden. Über die AutoLogin-Funktion kann die Anmeldung automatisiert werden.

Eingabefelder

Tabellennummer: 1

Beschriftung	Verwendung	Feldname	Typ	Länge
Kennung
Nummer	Sie können die Mitarbeiternummer manuell vergeben, oder durch eine Vorgabe in den Einstellungen des Mandanten vom System automatisch vergeben lassen.	ID	I
Kennung	Die Mitarbeiter-Kennung muss eindeutig sein. Sie wird zusammen mit dem Passwort für die Anmeldung benötigt. Für Mitarbeiter, die sich nicht mit Kennung und Passwort am System anmelden, müssen Sie auch keine Kennung vergeben.	IDa	TG	20
aktiv	Entfernen Sie die Aktivität, kann sich ein Mitarbeiter nicht mehr anmelden und wird auch nicht mehr in der gefilterten Übersicht angezeigt. Oben rechts können Sie die Anzeige für alle aktivieren.	Aktiv	L
Name	Beachten Sie bei der Eingabe des Namens die Eingabekonventionen.	Name	TG	44
Anmeldung
EDV-Name	Sobald ein zweiter Mitarbeiter angelegt ist, verlangt FaktuLux beim Start eine Anmeldung. Wenn mehrere Personen das Programm benutzen, ist es jedoch sinnvoll, für jeden ein eigenes Mitarbeiterkonto anzulegen. Arbeitet jeder an einem eigenen PC oder mit einem eigenen Windows-Konto und möchten Sie den Aufwand für die Anmeldung an FaktuLux so gering wie möglich halten, können Sie die AutoLogin-Funktion nutzen. Tragen Sie dazu den EDV-Anmeldenamen in diese Feld ein. Die Beschriftung des Feldes ist als Schaltfläche ausgelegt. Durch klicken selbiger im Bearbeiten-Modus können Sie den Namen vom System automatisch eintragen lassen. Der Name wird automatisch in Großbuchstaben umgewandelt.	EDVName	TG	30
autologin	Ist diese Option aktiv, wird beim Start von FaktuLux automatisch der Mitarbeiter angemeldet, dessen Wert im Feld "EDV-Name" mit dem Windows-Anmeldenamen übereinstimmt.	AutoLogin	L
Mandant	Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten, wechselt FaktuLux bei der Anmeldung automatisch zum beim Mitarbeiter hinterlegten.	MandantID	I
darf nur lesen	Aktivieren Sie diese Option, wenn der Mitarbeiter keine Änderungen an den Daten in FaktuLux vornehmen können soll. Möchten Sie nur einzelne Aktionen verbieten, verwenden Sie die Optionen im Register Rechte.	DarfNurLesen	L
darf Mandant wechseln	Aktivieren Sie diese Option, wenn der Mitarbeiter in einer Multi-Mandanteninstallation den Mandanten wechseln darf.	DarfMandantWechseln	L
Administrator	Mit dieser Option darf der Mitarbeiter fast alles in FaktuLux konfigurieren. Vergeben Sie dieses Recht mit bedacht.	DarfBenutzerBearbeiten	L
Privat
Anschrift
Straße	Für die Hausnummer ist kein separates Feld vorgesehen.	Strasse	T	45
Land	Wählen Sie aus der Liste der Länderkennung.	LandIDa	TG	5
Plz	Für die Eingabe führender Nullen und die alphanummerische Darstellung anderer Nationen ist das Feld als Textfeld ausgelegt.	Plz	T	7
Ort		Ort	T	35
Telefon		Telefon1	T	25
Telefon Kurzwahl	Die Felder für Kurzwahlnummern von Telefonanlagen können in den Einstellungen für den Mandanten auf der Seite Adressen freigeschaltet werden.	Telefon1KW	I
Mobil		Telefon2	T	25
Mobil Kurzwahl		Telefon2KW	I
eMail		EMail	T	50
Im Notfall info.	Tragen Sie hier Informationen für den Fall ein, dass der Mitarbeiter z.B. einen Unfall erleidet.	Notizen	M	10
Eigenschaften
Geburtstag	Sie müssen ein vollständiges Datum eintragen.	Geburtstag	D
melden	FaktuLux verfügt über eine Geburtstags-Meldefunktion, die jeder Mitarbeiter individuell konfigurieren kann.	GeburtstagMelden	L
Mandanten-Farbkennzeichnung anzeigen
Zur besseren Übersicht bei der Arbeit mit mehreren Mandanten kann jedem Mandant in den Einstellungen des Mandanten eine eigene Farbe zugewiesen werden. Wählen Sie hier, wie diese Farben für den jeweiligen Mitarbeiter verwendet werden. Darf ein Mitarbeiter den Mandanten nicht wechseln, braucht er die Farbkennzeichnung im Prinzip nicht. Die Anzeige der Farbe nur beim Nicht-Anmelde-Mandanten erhöht beim Mandantenwechsel den Kontrast zur Arbeit mit dem eigenen Mandanten.
nie		MandantFarbe=0	I
nur, wenn nicht Anmelde-Mandant		MandantFarbe=1	I
immer		MandantFarbe=2	I
Dienstlich
Beim Druck von Belegen können Sie auf diese Felder zugreifen.
Kommunikation
Telefon 1		DienstTelefon1	T	25
Telefon 1 Kurzwahl	Die Felder für Kurzwahlnummern von Telefonanlagen können in den Einstellungen für den Mandanten auf der Seite Adressen freigeschaltet werden.	DienstTelefon1KW	I
Telefon 2		DienstTelefon2	T	25
Telefon 2 Kurzwahl		DienstTelefon2KW	I
Mobil		DienstMobil	T	25
Mobil Kurzwahl		DienstMobilKW	I
Fax		DienstFax	T	25
Fax Kurzwahl		DienstFaxKW	I
eMail		EMail	T	50
Homepage		Homepage	T	120
Abteilung		DienstAbteilung	T	50
Option 1	Verwenden Sie die Optionen für mitarbeiterspezifische Texte auf Belegen oder zur Steuerung des Belegdrucks.	DienstOption1	T	50
Option 2		DienstOption2	T	50
Einstellungen
nach Beleg übernehmen auf erste Position	Wenn Sie einen Beleg mit mehreren Positionen übernehmen, steht der Auswahlcursor anschließend auf der letzten Position des neuen Beleges. Diese Option setzt ihn auf die erste Position.	ErsteBelegPos	L
nach Übernahme von Belegposition, Preis mit Artikelstamm abgleichen		BelegArtikelPreis	L
Auto-Link bei Doppelklick im Fließtext	Wenn Sie in einem Fließtext einen Doppelklick ausführen, wird das gesamte angeklickte Wort markiert. Diese Option öffnet anschließend einen Auswahldialog, über den Sie Internetseiten aufrufen, eMails schreiben oder Telefonnummern wählen können.	MemoQuickLink	L
Freigabe von Eingangsrechnungen (ER)	Diese Option berechtigt einen Mitarbeiter zur Freigabe von Eingangsrechnungen.	ERFreigabe	L
Wiedervorlage freigegebener ER	Hat ein Mitarbeiter diese Option, werden ihm zur Wiedervorlage markierte Eingangsrechnungen nach der Freigabe zur Bestätigung vorgelegt. Dabei kann jede Wiedervorlage nur einmalig bestätigt werden und wird danach keinem weiteren Mitarbeiter vorgelegt.	ERWiedervorlage	L
Arbeitsverhältnis
Diese Felder dienen derzeit nur der Ablage von Informationen zum Arbeitnehmer.
Arbeitsverhältnis
Eingestellt am		DatumEinstellung	D
Entlassen am		DatumEntlassung	D
Typ		TypIDa	T	5
Status		StatusIDa	T	1
Arbeitsverhältnis		ArbeitsVerhIDa	T	5
fest eingestellt		FestEingestellt	L
persönliche Angaben
Berufsbezeichnung		Berufsbezeichnung	T	40
Sozialvers.Nr.		SozialVersNr	T	12
Krankenkasse		KrankenKasse	T	8
KRK Konto-Nr.		KRKKontoNr	T	12
Konfession		Konfession	T	5
Steuerklasse		SteuerKlasse	T	1
Steuer Kinder		SteuerKinder	I
Stundenlohn		Stundenlohn	N
Lohngruppe
Meister		Lohnklasse=1	I
Geselle		Lohnklasse=2	I
Lehrling		Lohnklasse=3	I
Drucker
FaktuLux kann in der Auswahlliste nur jene Druckertreiber anzeigen, welche im ausführenden Windows installiert sind. Deswegen muss es kein Fehler sein, wenn beim Blättern durch die Mitarbeiter einige Felder leer bleiben. Ein rotes X neben dem Feld zeigt an, dass ein Druckertreiber zugewiesen wurde. Drücken Sie [Strg]+[Shift]+[F1] auf einem aktiven Feld, um den Inhalt angezeigt zu bekommen. Die Bezeichnungen der Drucker kann der Administrator in den System-Einstellungen anpassen. In dieser Anleitung werden sie mit ihrer Nummer angezeigt. Weitere Informationen zur Einrichtung der Druckertreiber finden Sie in den Belegdruck-Definitionen. Zur Anpassung der Druckerzuweisung müssen Sie nicht die Mitarbeiterverwaltung aufrufen. Die Mitarbeiter-Druckerzuweisung erreichen Sie aus dem Hauptfenster und den Übersichten über den Menüpunkt Konfiguration / Druckerzuweisung.
Druckerzuweisung
Drucker 1		Drucker1	I
Drucker 2		Drucker2	I
Drucker 3		Drucker3	I
Drucker 4		Drucker4	I
Drucker 5		Drucker5	I
Drucker 6		Drucker6	I
Drucker 7		Drucker7	I
Belegdruck-Dialog vor dem Drucken anzeigen	Bei aktivierter Option wird vor dem Druck von Belegen ein Dialog angezeigt, in dem sowohl das Formular, als auch die Belegdruck-Definition geändert werden kann. Außerdem können über [Erweitern >>>] die in der Belegdruck-Definition angegebenen Ausdrucke kontrolliert und einzeln an- und abgewählt werden.	DruckdatenBearbeiten	L
PDF / Fax
PDF-Drucker	Beim PDF-Druck wird die gewählte eMail-Adresse in die Zwischenablage geschrieben und kann mit [Strg]+[V] in jedes Textfeld eingefügt werden. Für weitere Infos siehe PDF-Export.	Drucker8	I
Fax	Beim Fax-Druck wird die gewählte Telefonnummer in die Zwischenablage geschrieben und kann mit [Strg]+[V] in jedes Textfeld eingefügt werden. Für weiter Infos siehe Fax-Dialog.	Drucker9	I
Textbausteine / Termine
Textbausteine
Wählen Sie in der Auswahl links, für welche Belegart Sie die Textbausteine bearbeiten wollen. Um die Textbausteine des angemeldeten Mitarbeiters zu ändern, können Sie in der Beleg-Übersicht über den Menüpunkt Datenbank / Mitarbeiter-Textbausteine oder in der Eingabemaske der Belege über die Schaltfläche mit dem Puzzleteil die Mitarbeiter-Textbausteine aufrufen. Dort befindet sich auch die Schaltfläche [Textbausteine prüfen], über die Sie schnell kontrollieren können, ob alle dem Mitarbeiter zugewiesenen Textbausteine auch noch existieren, und nicht zwischenzeitlich gelöscht oder umbenannt wurden.
Kopf 1		TBSKopf11 - TBSKopf113	TG	10
Kopf 2		TBSKopf21 - TBSKopf213	TG	10
Fuß 1		TBSFuss11 - TBSFuss113	TG	10
Fuß 2		TBSFuss21 - TBSFuss213	TG	10
Termine
Mitarbeiter nutzt Termine	Nur Mitarbeiter, die Termine verwenden, können als Adressat einer Info oder Inhaber eines Termins ausgewählt werden.	TerminBenutzer	L
Vorgabe für Info: Termin-Art	Um die Erfassung von Infos für andere Mitarbeiter zu beschleunigen, können Sie hier eine Vorgabe für die Termin-Art wählen.	VorgabeTerminArtIDa	TG	3
Mitarbeiter-Nr.	Wenn ein Mitarbeiter in der Regel nur einem Vorgesetzten zuarbeitet, kann hier dessen Mitarbeiternummer für die Info-Erfassung vorgegeben werden.	VorgabeTerminBenutzerID	I
Bearbeitung
erfasst	Das Datum und ErfasstBenutzerID werden bei der Anlage eines Datensatzes vom System vergeben.	ErfasstDatum	D
erfasst von	Der Benutzername wird mittels Feldname ErfasstBenutzerID aus der Mitarbeiterverwaltung geladen.	ErfasstBenutzerName	T	30
geändert	Das Datum und GeaendertBenutzerID werden bei einer Benutzeränderung vom System vergeben bzw. aktualisiert.	GeaendertDatum	D
geändert von	Der Benutzername wird mittels Feldname GeaendertBenutzerID aus der Mitarbeiterverwaltung geladen.	GeaendertBenutzerName	T	30
Zeiterfassung
Dieses Register wird nur angezeigt, wenn Sie in den System-Einstellungen das Modul Zeiterfassung aktiviert haben.
Rechte Auftrags-Zeiterfassung
Kostenstelle und Arbeitsvorgang aus Liste wählen		ZeitKostenstelle	L
Material aus Liste wählen		ZeitMaterial	L
Infos zu Zeiten eingeben		ZeitInfo	L
mehrere Zeiten parallel erfassen		ZeitParallel	L
alle Kostenstellen ohne Auftrag buchen		ZeitOhneAuftrag	L
Rechte Personal-Zeiterfassung
Pausen stempeln, kein automatischer Abzug	Pausen stempeln ist eher eine Pflicht als ein Recht. Hat ein Mitarbeiter diese Pflicht, werden in den ihm zugewiesenen Arbeitszeit-Zeiten definierte Pausenzeiten nicht automatisch von der Arbeitszeit und den Produktionszeiten abgezogen. Er muss sich zu Beginn und zum Ende der Pause ab- und wieder anmelden. Ohne diese Pflicht werden die angegebenen Pausen automatisch von der Arbeitszeit abgezogen und auch von den Produktionszeiten, sofern eine Auftragstätigkeit nicht innerhalb der Pause an- oder abgemeldet wurde oder die Option Pause durchgearbeitet gestempelt wurde.	AZPausenStempeln	L
Lieferscheine und Versand erfassen	Dieses Recht benötigt ein Mitarbeiter, um an einem Zeiterfassungs-PC Lieferscheine und Versandaufträge erfassen zu können.	AZLieferscheine	L
Anfangs- und Endzeiten nachtragen	Meldet sich ein Mitarbeiter an, ohne sich am Vortag abgemeldet zu haben, darf er seine Endzeit manuell nachtragen.	AZNachtraege	L
Mitarbeiter-Arbeitszeit
Im rechten Bereich des Registers wird die Liste der Mitarbeiter-Arbeitszeiten verwaltet. Weitere Infos erhalten Sie in der Dokumentation zum Modul.
Rechte
Programm-Module
Adressen		ModulAdressen	L
Artikel		ModulArtikel	L
Belege und Produktion		ModulBelege	L
Offene Posten		ModulOffenePosten	L
Formulare und Belegdruck-Definitionen anpassen		ModulFormulare	L
Druck von Listen und Export von Daten		ModulDruck	L
Buchhaltung: Fibu-Export und Bankeinzug		Buchhaltung	L
[Anpassung von Zeiterfassungsdaten und -parametern]		BriefLesen	L
Belege lesen
Schreibrechte bedingen immer zugleich Leserechte. Hat ein Mitarbeiter für eine Beleggruppe weder Lese- noch Schreibrechte, kann er zu dieser nicht wechseln.
Angebot		BelegLesen1	L
Auftrag		BelegLesen2	L
Lieferschein		BelegLesen3	L
Rechnung		BelegLesen4	L
Gutschrift		BelegLesen5	L
Preisanfrage		BelegLesen6	L
Bestellung		BelegLesen7	L
Stornierung		BelegLesen8	L
Wareneingangs-Lfrs.		BelegLesen9	L
Schnell-Brief		BelegLesen10	L
Belege schreiben
Angebot		BelegSchreiben1	L
Auftrag		BelegSchreiben2	L
Lieferschein		BelegSchreiben3	L
Rechnung		BelegSchreiben4	L
Gutschrift		BelegSchreiben5	L
Preisanfrage		BelegSchreiben6	L
Bestellung		BelegSchreiben7	L
Stornierung		BelegSchreiben8	L
Wareneingangs-Lfrs.		BelegSchreiben9	L
Schnell-Brief		BelegSchreiben10	L

Informationen zur Darstellung, der Verwendung von Farben, den Feldtypen und deren Länge finden Sie in der Legende.