Beleg-Arten

Beleg werden in FaktuLux nicht umgewandelt, sondern übernommen. Wenn Sie z.B. aus einem Angebot einen Auftrag machen, bleibt das Angebot als eigenständiger Beleg im System. Ändern sich im Auftrag Menge oder Preis, oder werden nur Teile des Angebots beauftragt, bleibt dennoch die Information, was zu welchem Preis angeboten wurde, erhalten.

FaktuLux verwaltet alle Belege für Wareneingang und Warenausgang in einer Übersicht. So können Sie schnell in jede beliebige Beleg-Gruppe wechseln. Jede Beleg-Art kann in jede andere übernommen werden, d.h. Sie können auch eine Preisanfrage in ein Angebot oder einen Auftrag in eine Bestellung übernehmen.

Warenausgangs-Belege

1 - Angebot

Angebote dienen dazu, dem (potentiellen) Kunden Waren und Dienstleistungen anzubieten. Über optionale Module können Preise kalkuliert werden.

2 - Auftrag

Erteilt der Kunde einen Auftrag, dessen Ausführung länger dauert oder für den die Ware nicht am Lager ist oder nicht sofort geliefert werden soll, erzeugen Sie einen Auftrag. Über diesen können Sie dem Kunden auch eine Auftragsbestätigung generieren.

3 - Lieferschein

Lieferscheine dienen dazu, eine Lieferung zu dokumentieren und bei Artikeln mit Bestandsführung die Ware aus dem Lager zu buchen. In der Regel wird ein Lieferschein später berechnet. Soll eine Lieferung direkt berechnet werden, verwenden Sie die Beleg-Arten Lieferschein & Rechnung oder Barverkaufsrechnung.

4 - Rechnung

Mit einer Rechnung können Sie eine Lieferung durch Übernahme aus einem Lieferschein berechnen. Sie können eine Rechnung auch neu erzeugen, wenn nur eine Dienstleistung berechnet werden soll. Die einfache Rechnung bucht keine Ware aus dem Bestand, sondern legt nur einen Offenen Posten an, über den der Zahlungseingang überwacht und ggf. angemahnt werden kann.

5 - Lieferschein & Rechnung

Die Beleg-Art Lieferschein & Rechnung verwenden Sie, wenn zugleich Ware aus dem Lager gebucht und ein Offener Posten angelegt werden soll.

6 - Barverkaufsrechnung

Zahlt der Kunde die Ware gleich in bar, verwenden Sie die Beleg-Art Barverkaufsrechnung. Sie bucht die Ware aus dem Bestand und den Betrag direkt in die Kasse (sofern Sie das Kassenmodul aktiviert haben).

7 - Rechnungskorrektur

Soll eine zuvor erstellte Rechnung gemindert werden, weil der Preis nachträglich reduziert wird oder gar Ware zurückgegeben wurde, erstellen Sie eine Rechnungskorrektur. Sie bucht ggf. Ware zurück ins Lager und erzeugt ein Guthaben, welches mit anderen Rechnungen verrechnet oder ausgezahlt werden kann.

8 - Gutschrift

Eine Gutschrift ist nach Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die man sich im Namen eines anderen Unternehmens selber stellt, da man als Leistungsempfänger den Umfang der Leistung besser ermitteln kann, als der Leistungserbringer. Ein Beispiel hierfür ist eine Provisions-Gutschrift für die Vermittlung eines Auftrages, deren Höhe vom Auftrag selbst abhängt. Anstatt dem Vermittler das Auftragsvolumen für die Berechnung mitzuteilen, kann man ihm auch direkt eine Gutschrift buchen. Da eine solche Gutschrift beim Empfänger in der Regel eine Umsatzsteuerschuld erzeugt, muss dieser ihr zustimmen. Widerspricht er, kann die enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Eine Gutschrift erzeugt ein Guthaben, welches mit anderen Rechnungen verrechnet oder ausgezahlt werden kann.

Wareneingangs-Belege

9 - Preisanfrage

Am Anfang einer Bestellung steht oft eine Preisanfrage. Erfasst man diese auf die Adresse des Kunden und hinterlegt für die Versendung einen Verteiler, hat man zum einen den direkten Bezug zum Angebot und kann zugleich mit einem Beleg mehrere potentielle Lieferanten anschreiben.

10 - Bestellung

Über eine aktive Bestellung ist im Artikel direkt die Menge der erwarteten Lieferung ersichtlich. Aufgrund von Bestand, Mindestmengen und offenen Aufträgen können Bestellvorschläge generiert werden, welche sich zu realen Bestellungen für verschiedene Lieferanten zusammenstellen lassen.

11 - Stornierung

Eine Stornierung dient ausschließlich dem Widerruf einer Bestellung.

12 - Wareneingangs-Lieferschein

Über den Wareneingangs-Lieferschein wird gelieferte Ware in den Bestand gebucht. Zusätzlich können durchschnittlicher und letzter Einkaufspreis im Artikel gebucht werden. Ersterer gibt Aufschluß über den Betrag, den die im Lager befindliche Ware gekostet hat. Letzterer beziffert ihre Wert zum aktuellen Preis.

sonstige Belege

13 - Schnell-Brief

Um für kurze Mitteilung nicht extra eine Textverarbeitung verwenden zu müssen, wurde der Schnell-Brief geschaffen. Durch die Verknüpfung mit einer Adresse und ggf. einem vorangegangenen Beleg, macht er Abläufe leichert nachvollziehbar.