Abschlagsrechnungen

Mit FakltuLux können Sie auch Abschlags- und Schlussrechnungen erstellen. Werden zu einem Auftrag eine oder mehrere Abschlagszahlungen erhoben, so schreibt der Gesetzgeber vor, dass aus der Schlussrechnung das Gesamt-Auftragsvolumen ersichtlich ist und die erstellten Abschlagsrechnungen aufgelistet werden.

Ausgangspunkt für Abschlags- und Schlussrechnungen ist ein Auftrag mit Nettopreisen und nur einem Umsatzsteuersatz, aus dem diese übernommen werden.

Abschlagsrechnung

Zur Erstellung einer Abschlagsrechnung gehen Sie folgendermaße vor:

• Wählen Sie den zugehörigen Auftrag an.
• Übernehmen Sie diesen mittels [F4] oder über die Schaltfläche mit dem Doppelplus.
• Verneinen Sie die Frage nach der Teillieferung.
• Wählen Sie als Beleg-Art eine einfache Rechnung.
• Da noch eine Schlussrechnung zu erwarten ist, verneinen Sie die Frage "Auftrag erledigt?".
• Die Frage nach der Beleg-Verknüpfung beantworten Sie mit Neu, da alle Abschlagsrechnungen mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft sein müssen.
• Nachdem Sie das Beleg-Datum durch verlassen des Feldes (mit [Tab]) bestätigt haben, verneinen Sie die Frage nach der Positions-Übernahme.
• Wenn Sie jetzt noch die Frage "Text für Abschlagsrechnung setzen?" mit Ja beantworten, erhält die Rechnung eine Position mit der Artikelnummer ABSCHLAG und der Menge 1. In die Bezeichnung werden Auftragsnummer und -datum gesetzt.
• Dann wechseln Sie ins Register mit den Positionen ([Strg]+[Enter]) und geben die Höhe des Abschlags ein.
• Anschließend können Sie die Abschlagsrechnung speichern, drucken und buchen.

Zu einem Auftrag können beliebig viele Abschlagsrechnungen erstellt werden.

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung muss wie die Abschlagsrechnungen aus dem Auftrag übernommen werden. Aus ihr muss das gesamte Auftragsvolumen ersichtlich sein. Gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie den zugehörigen Auftrag an.
• Übernehmen Sie diesen mittels [F4] oder über die Schaltfläche mit dem Doppelplus.
• Verneinen Sie die Frage nach der Teillieferung.
• Wählen Sie als Beleg-Art eine einfache Rechnung.
• Da der Auftrag mit der Schlussrechnung abgeschlossen ist, bejahen Sie die Frage "Auftrag erledigt?".
• Die Frage nach der Beleg-Verknüpfung beantworten Sie mit Neu, da die Schlussrechnungen mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft sein muss.
• Nachdem Sie das Beleg-Datum durch verlassen des Feldes (mit [Tab]) bestätigt haben, übernehmen Sie alle Positionen in die Rechnung.
• Jetzt können Sie bei Bedarf noch Nachtragspositionen anhängen.
• Speichern Sie anschließend die Rechnung, ohne sie zu drucken oder zu buchen.
• Jetzt erscheint rechts im Belegkopf, links neben der Auswahl Abschlag ein im Uhrzeigersinn gedrehter grüner Pfeil. Klicken Sie diesen an und lassen Sie FaktuLux die Rechnung in eine Schlussrechnung wandeln.
• Anschließend können Sie die Rechnung drucken ([Strg]+[P]) und buchen ([Strg]+[B]).

Nach der Wandlung zur Schlussrechnung wird an Stelle des grünen Pfeils ein roter, gegen den Uhrzeigersinn gedrehter Pfeil angezeigt. Über diesen können Sie die Wandlung rückgängig machen. FaktuLux überwacht, dass zu jedem Auftrag nur eine Schlussrechnung erstellt wird.

Material abbuchen

Um für einen solchen Auftrag Material abzubuchen, sollten Sie Lieferscheine verwenden, welche Sie der Verknüpfung wegen aus dem Auftrag übernehmen. Ist das Material in Einzelpositionen im Auftrag aufgelistet, können Sie die Frage nach der Teillieferung bejahen und die entsprechenden Positionen übernehmen. Andernfalls wählen Sie keine Teillieferung und übernehmen nur Belegkopf und -fuß, aber keine Positionen. Anschließend wechseln Sie ins Register mit den Positionen ([Strg]+[Enter]) und packen das gewünschte Material auf den Lieferschein. Zuletzt speichern Sie diesen, drucken ihn bei Bedarf aus und buchen ihn auf erledigt. Berechnet wird das Material ja über die Abschlagsrechnungen und die Schlussrechnung.

Es ist prinzipiell auch möglich, eine Abschlagsrechnung als Lieferschein & Rechnung zu erstellen, um über diese gleichzeitig Artikel aus dem Lager zu buchen. Verwenden Sie diese Möglichkeit aber mit Bedacht, um Dopplebuchungen zu vermeiden.