Vorgänge
Die Vorgänge sind ein sehr mächtiges Werkzeug bei der Organisation der täglichen Arbeit. Ihr Funktionsumfang geht weit über den eines einfachen Ticket-Systems hinaus. Über sie lassen sich alle Abläufe jenseits von Angebot und Auftrag planen und überwachen.
Um die Flexibilität der Vorgänge voll ausschöpfen zu können, ist es nötig, diese zu gruppieren. Dafür verwenden Sie die Vorgangs-Typen.
Sortierung
Je nach Verwendung der Vorgänge macht es Sinn, deren Anzeige nach anderen Kriterien zu sortieren. Deshalb können Sie in den Vorgangs-Typen für jeden Typ eine Standard-Sortierung vorgeben. Zur Auswahl stehen:
- Nächste Frist
- Bei jeder Änderung der Aufgaben eines Vorgangs, wird das früheste Datum in das Feld nächste Frist übertragen. Für Aufgaben ohne Planungs-Datum wird eine etwaige Deadline verwendet.
- Vorgangs-Nummer
- Verwenden Sie einen Vorgangs-Typ z.B. als Ticket-System, kann die automatisch vergebene Nummer als Sortierung sinnvoll sein.
- Beschreibung
- Die ersten bis zu 30 Zeichen des ersten Absatzes der Beschreibung werden für diesen Index verwendet.
- Freie Sortierung
- Die Vorgänge werden in der Reihenfolge ihres Eintrages sortiert. Über zwei rote Pfeiltasten rechts neben der Auswahl für Sortierung kann die Position verändet werden.
Tastenbelegungen
| [F3] | blendet die Beschreibung zum Vorgangs-Typ ein und aus |
| [F5] | öffnet die Auswahl der Vorgangs-Typen |
Die Tasten zum Erfassen [F2], Ändern [F8] und Löschen [F7] wirken sich auf die Datenquelle aus, in der sich aktuell der Focus befindet. Will sagen: Ist ein Feld im unteren Bereich aktiv, bearbeiten Sie die Aufgaben & Ereignisse, andernfalls die Vorgänge.
Mittels HotKey [Strg]+[Enter] können Sie zwischen der Liste der Vorgänge und der Liste der Aufgaben & Ereignisse wechseln.
Eingabefelder
Tabellennummer: 100
| Beschriftung | Verwendung | Feldname | Typ | Länge |
|---|---|---|---|---|
| Vorgang | ||||
| Beschreibung | Geben Sie hier die Beschreibung des Vorgangs ein. Anzeigeform: Absatz-Zusammenfassung | Beschreibung | M | 240 |
| Mitarbeiter | Jedem Vorgang kann ein Mitarbeiter zugewiesen werden. Neue Aufgaben und Ereignisse werden diesem als Vorgabe zugeordnet. | MitarbeiterID | I | |
| nächste Frist | Nach jeder Änderung der Aufgaben und Ereignisse eines Vorgangs wird die nächste Frist hier vermerkt. Wiedervorlagen beeinflussen das Datum nicht. Offene Vorgänge können in der Anzeige nach der Frist, von früh oben nach spät unten, sortiert werden. | Datum | D | |
| bis Ablauf der Frist auf Fremdreaktion warten. Bleibt diese aus: | Wird für die weitere Bearbeitung eines Vorgangs auf eine Reaktion gewartet, können Sie in der Frist eine Datum für die Wartezeit eingeben und diese Option aktivieren. Die weitere Bearbeitung von Aufgaben beeinflusst dieses Datum nicht, es sei denn, sie geben eine frühere Frist vor. Dann werden das Datum überschrieben und das Warten auf Fremdreaktion gelöscht. | Aktion | I | |
|
Bei der Bearbeitung von Anfragen wird oft eine gewisse Zeit auf Antwort, bzw. weitere Nachfragen gewartet. Bleiben diese aus, wird der Vorgang automatisch geschossen. | Aktion = 1 | I | |
|
Will man selber tätig werden, wenn eine Frist verstrichen ist, lässt man sich den Vorgang über eine Aufgabe auf Wiedervorlage legen. Ist kein Mitarbeiter zugewiesen, wird eine allgemeine Aufgabe angelegt. | Aktion = 2 | I | |
| Zuweisung | ||||
| Adresse | Jedem Vorgang kann eine Adresse zugewiesen werden. | AdresseID | I | |
| Ansprechpartner | Ist dem Vorgang eine Adresse zugewiesen, kann auch ein Ansprechpartner ausgewählt werden. | AnsprechpartnerID | I | |
| Beleg | Zur leichteren Abwicklung von Reklamationen, kann einem Vorgang auch ein Beleg zugewiesen werden. Erfassen Sie während der Bearbeitung eines Vorgangs weitere Belege, wählen Sie diese bei der Anlage von Aufgaben und Ereignissen aus. | BelegGruppeID <br\> BelegID | I | |
| Daten | ||||
| Das Register Daten wird nur eingeblendet, wenn in den Vorgangs-Typen zumindest ein Wert freigeschaltet wurde. | ||||
| [Text] | Text | T | 40 | |
| [Kennung] | KennungIDa | T | 5 | |
| [Zahl] | Zahl | I | ||
| [Wert] | Wert | N | ||
| Bearbeitung | ||||
| erfasst | Das Datum und ErfasstBenutzerID werden bei der Anlage eines Datensatzes vom System vergeben. | ErfasstDatum | DZ | |
| erfasst von | Der Benutzername wird mittels Feldname ErfasstBenutzerID aus der Mitarbeiterverwaltung geladen. | ErfasstBenutzerName | T | 30 |
| geändert | Das Datum und GeaendertBenutzerID werden bei einer Benutzeränderung vom System vergeben bzw. aktualisiert. | GeaendertDatum | DZ | |
| geändert von | Der Benutzername wird mittels Feldname GeaendertBenutzerID aus der Mitarbeiterverwaltung geladen. | GeaendertBenutzerName | T | 30 |
| erledigt | Das Datum und ErledigtBenutzerID werden beim Buchen eines Vorgangs vom System vergeben. | GeaendertDatum | DZ | |
| erledigt von | Der Benutzername wird mittels Feldname ErledigtBenutzerID aus der Mitarbeiterverwaltung geladen. | ErledigtBenutzerName | T | 30 |
Informationen zur Darstellung, der Verwendung von Farben, den Feldtypen und deren Länge finden Sie in der Legende.
