Anleitung: Belege

Die Übersicht der Belege unterscheidet nicht zwischen Einkaufs- und Verkaufsbelegen. Da FaktuLux für Einzel-Gewerbetreibende und kleine Unternehmen konzipiert wurde, gibt es auch keine Möglichkeit, einem Mitarbeiter den Zugriff auf einen Teile der Belege zu verwehren.

Beleg-Gruppen

Die Belege unterteilen sich in folgende Gruppen:

• Verkaufsbelege
  • Angebot
  • Auftrag
  • Lieferschein
  • Rechnung
  • Gutschrift
• Einkaufsbelege
  • Preisanfrage
  • Bestellung
  • Stornierung
  • Wareneingang
• Sonstige
  • Schnell-Brief

Rechts in der Funktionsleiste wählen Sie, mit welcher Gruppe von Belegen Sie arbeiten wollen. Die Schaltflächen direkt darüber bestimmen, ob Alle Belege oder nur Offene Belege (Belege die noch nicht abgeschlossen sind und daher noch einer Bearbeitung bedürfen) angezeigt werden. Die dritte Schaltfläche hat nur bei Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften eine Funktion.

Beleg-Arten

Innerhalb der Rechnungen gibt es drei Beleg-Arten. Sie unterscheiden sich wie folgt:

Rechnung

Eine Rechnung erzeugt beim Buchen lediglich einen Offenen Posten, d.h. es wird eine Zahlungsverpflichtung für den Kunden vermerkt.

Lieferschein + Rechnung

Beim Buchen dieser Rechnung wird auch die Ware der auf der Rechnung befindlichen Positionen vom Lagerbestand abgebucht, sofern es sich um Lagerartikel handelt.

Barverkaufsrechnung

Bezahlt der Kunde gleich in bar, wählen Sie diese Rechnungsform. Dabei wird nur die Ware aus dem Lager gebucht.

Die Gutschriften sind in zwei Arten unterteilt:

Rechnungskorrektur

Eine Rechnungskorrektur dient - wie der Name schon sagt - der Korrektur einer Ausgangsrechnung. Möchten Sie z.B. den Preis einer berechneten Ware mindern, weil der Kunde einen Mangel festgestellt und diesen reklamiert hat, erstellen Sie ihm eine Rechnungskorrektur. Diese muss zwingend aus einer Rechnung übernommen werden und wird auch automatisch mit dieser verknüpft.

Gutschrift

Nach dem Umsatzsteuergesetzt muss der Empfänger einer Gutschrift Vorsteuerabzugsberechtigt sein und über eine Umsatzsteuer-ID verfügen. Andernfalls dürfen Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen. Eine Gutschrift erstellen Sie als Ersatzbeleg für eine Rechnung, die Ihnen eigentlich der Empfänger stellen sollte, z.B. für die Auszahlung einer Provision. Möchten Sie hingegen zu einer Rechnung einen Teilbetrag gutschreiben oder diese komplett umkehren, verwenden Sie die Rechnungskorrektur.

So ergeben sich folgende Belegarten, auf deren Nummer Sie immer wieder in Masken und Listen stoßen werden:

1. Angebot
2. Auftrag
3. Lieferschein
4. Rechnung
5. Lieferschein + Rechnung
6. Barverkaufsrechnung
7. Rechnungskorrektur
8. Gutschrift
9. Preisanfrage
10. Bestellung
11. Stornierung
12. Wareneingangs-Lieferschein
13. Schnell-Brief

Neuen Beleg erfassen

Wie bei allen Tabellen von FaktuLux beginnen Sie auch die Erfassung eines Beleges mit [F2]. Sollte die Eingabemaske noch nicht geöffnet sein, öffnet sie sich jetzt. Befinden Sie sich bereits in der Eingabemaske der Belege, können Sie auch das "+" im Navigator anklicken.

Es öffnet sich der Dialog für die Auswahl der Beleg-Art. Sie haben nun drei Möglichkeiten:

• Klicken Sie auf einen der Schalter,
• wechseln Sie die Auswahl des Schalters mit [Tab] oder den Pfeiltasten und bestätigen Sie mit [Enter] oder
• drücken Sie den Buchstaben, der in der Beschriftung des gewünschten Schalters unterstrichen ist.

Wenn Sie zügig mit FaktuLux arbeiten wollen, wählen Sie den dritten Weg und prägen sich die häufig benötigten Tasten ein.

Die Eingabemaske wird dem gewählten Belegtyp angepasst und als erstes müssen Sie das Belegdatum bestätigen. FaktuLux kann für jede Beleggruppe zwei Nummernkreise verwalten. Entscheidend für den richtigen ist das Belegdatum. Nach einem Jahreswechsel mit einem neuen Nummernkreis zu beginnen hat nicht nur den Vorteil, anhand der Belegnummer das Jahr ablesen zu können. Sie können auch noch Beleg für das vergangene Jahr erfassen, obwohl Sie schon Belege im neuen Jahr erfasst haben, ohne Probleme mit der Nummernvergabe zu haben. Ist die Nummer für den Beleg einmal vergeben, können Sie das Belegdatum nicht mehr in den Bereich des andern Nummernkreises verändern!

Beleg-Übernahme

Belege können in andere Belege übernommen werden. Dabei bleiben die alten Belege erhalten. Wenn Sie also aus einem Angebot einen Auftrag machen, wird das Angebot in einen Auftrag übernommen. Sie haben danach zwei Belege. So wissen Sie immer, was zu welchem Preis Sie wann angeboten haben und was letztendlich zum Auftrag wurde. Bei der Übernahme werden die Belege miteinander verlinkt, sodass Sie später mit wenigen Tastendrücken die Herkunft und den weiteren Weg von Belegen nachvollziehen können. Ein Umwandeln von Belegen ist lediglich innerhalb der Gruppe Rechnungen und Gutschriften möglich. Dazu an entsprechender Stelle mehr.

Suche

Die Belegverwaltung bietet zwei Wege nach Belegen zu suchen.

Schnellsuche

Die Schnellsuche öffnen Sie am schnellsten mittles [Esc] oder der Standard-Suchtaste [F5]. Im Menü ist sie unter Suche / Schnellsuche zu finden. Der Eingabezeiger steht zu Beginn in dem Feld, das dem aktuellen Sortierschlüssel der Belege entspricht. Zur besseren Übersicht ist das Feld türkis eingefärbt. Jeder mögliche Such-Index hat ein eigenes Feld und nur in dieser Maske können Sie mit den Tasten [PfeilHoch] und [PfeilRunter] das Eingabefeld wechseln.

Im Index folgender Felder können Sie suchen:

• Match-Code
• Beleg-Nummer
• Beleg-Datum
• Adress-Nummer
• Debitor-/Kreditorkonto

Der zu suchende Text muß linksbündig im entsprechenden Feld stehen. Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle. Wildcards ('*', '?') können nicht verwendet werden.

Bestätigen Sie die Eingabe in einem der Felder mit [Enter], wird der Sortierschlüssel der Tabelle wenn nötig geändert und der Datensatzzeiger auf den ersten, der Suche am ehesten entsprechenden Datensatz positioniert. Den Sortierschlüssel und den gesuchten Text können Sie oben in der Schalterleiste ablesen.

General-Suche

In der Generalsuche können Sie maximal zwei Suchtexte eingeben und wählen, ob diese mit "und" oder "oder" verknüpft werden sollen, d.h. ob der Beleg nur einen der beiden Texte, oder alle Beide enthalten soll.

Optional angeben können Sie:

ein Startdatum

Soll die Suche bei einem bestimmten Datum beginnen? Wenn Sie genau wissen, dass Sie einen Beleg des letzten Jahres suchen, müssen Sie ja nicht - sofern Sie die Suche beim neuesten Beleg beginnen wollen - alle Belege des aktuellen Jahres mit durchsuchen.

Groß-/Kleinschreibung

Soll der Text genau so im Beleg stehen, wie Sie ihn geschrieben haben?

Adresse

Sie können die Suche auf die Belege einer Adresse beschränken. Die Auswahl der Adresse erfolgt über den Match-Code, gesucht wird aber nach der Adress-Nummer, da der Match-Code nicht eindeutig ist und mehrmals vergeben sein kann. Wundern Sie sich also nicht, wenn nach dem Bestätigen der Adresse das Feld Match-Code leer ist und mur eine Nummer im Feld Adress-Nr. steht.

In der nächsten Eingabegruppe wählen Sie, in welchen Feldern des Beleges gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen:

• Belegadresse
• Betreff / Ausführung
• freien Kopf- und Fußtext
• Beleg-Beträge
• Artikelnummer
• Beleg-Positionstext
• Einzelpreis Belegposition

Sie müssen zumindest ein Feld anwählen.

Schließlich können Sie noch die Suchrichtung festlegen. Soll "von Neu nach Alt" oder "von Alt nach Neu" gesucht werden. Haben Sie ein Startdatum eingegeben, wird mit diesem begonnen. Andernfalls mit dem neuesten oder dem ältesten Beleg des aktuellen Typs.

Wenn Sie auf Suchen klicken oder die Suche mit [F2] starten, müssen Sie noch die Beleg-Gruppe wählen, in der gesucht werden soll.

Während der Suche wird die Übersicht angezeigt und sie können verfolgen, wie der Datensatzzeiger von Beleg zu Beleg wandert. Dadurch sehen Sie auch immer, wo sich die Suche gerade befindet. Ist die Suche erfolgreich, stoppt der Zeiger und ein Dialog informiert genauer über den Fundort innerhalb des Beleges. Ist der Beleg nicht der Gesuchte, können Sie die Suche mit [F3] fortsetzen. Mittels [Esc] können Sie die Suche jederzeit abbrechen.

Zum nächsten Kapitel

Da der erste Beleg, der mit einer neuen Software geschrieben wird, zumeist eine Rechnung ist, fahren wir fort mit den Verkaufsbelegen.

Abschlagsrechnungen