Eingabekonventionen

Für einen homogenen Aufbau der Datenbanken und um unvorhergesehene Ausgabemängel zu vermeiden sind bei der Eingabe von Daten einige Regeln zu beachten.

Schreibweise von Namen

Für die Erstellung von Match-Codes und Briefanreden ist es wichtig, dass Sie Namen immer in der gleichen Weise erfassen. Dies gilt für Adressen und Zusatzadressen genauso wie für Ansprechpartner und Mitarbeiter. Die Formel hierzu lautet:

Nachname, Vorname, Titel/akademischer Grad, Namenszusätze

Sie müssen die Namenszusätze wie von, van und zu nicht vom Nachnamen trennen. Da aber der wichtigste Suchindex für Privatpersonen der Match-Code ist, der mit den ersten vier Buchstaben des Nachnamen beginnt, beschleunigen Sie die Suche, wenn alle Mitarbeiter wissen, ob sie einen Herrn von Weiden unter "Weid" oder "von" suchen müssen. Außerdem müssen Sie entscheiden, ob Herr von Weiden bei der Sortierung der Adressen nach Namen zwischen Wegener und Weis oder zwischen Vollmer und Voß einsortiert werden soll. Legen Sie also innerhalb Ihrer Firma fest, wie Namen mit Zusatz zu erfassen sind.

Kommata, denen keine Namensteile folgen, können weggelassen werden, z.B.

Müller, Peter

Wollen Sie aber z.B. einen Dr. Müller eintragen, dessen Vorname Ihnen nicht bekannt ist, so lautet die Schreibweise

Müller,, Dr.

Wichtig: Bei den zwei Kommata handelt es sich nicht um einen Druckfehler!

Sie sollten auch Branchenbezeichungen mit Komma hinter den Namen schreiben, wenn sie Bestandteil der Firmenbezeichnung sind.

Kaiser, Versicherungsagentur
Brettschneider, Schreinerei

So werden die Adressen nach den Namen der Unternehmen sortiert und der Match-Code wird korrekt erstellt. Fangen Sie bloß nicht mit dem Unfug an, für jede Branche eine eigene Anredeform zu definieren: Kanzlei, Bäckerei, Werbeagentur …, die Liste wird schnell unübersichtlich und sie erhöhen den Arbeitsaufwand bei Änderungen. Für die Branchenbezeichnung gibt es in den Adressen ein eigenes Eingabefeld und Sie können verschiedene Betriebe zu einer Branche zusammenfassen. Verwenden Sie statt dessen die Anredeformen "ANDEN", "ANDIE" und "ANDAS". Bei der Übernahme in Belege werden Namen automatisch in die richtige Schreibweise umgewandelt. Für Listendruck und Ausgaben kann der Name per Funktion umgestellt werden.

Der Match-Code

Jede Adresse erhält als primäres Suchkriterium einen Match-Code. Er wird vom Programm automatisch vergeben, kann aber vom Anwender geändert werden. In der Regel setzt er sich aus den jeweils ersten vier Zeichen von Name-1 und Ort zusammen.

Beispiel:	Name-1	LUX GmbH
	Ort	Bremen
	Match-Code	LUX BREM

In den Einstellungen kann Optional gewählt werden, vier weitere Zeichen an den Match-Code anzuhängen. Bei Adressen mit einem Komma in der Zeile Name-1 wird der Match-Code dann aus den jeweils ersten vier Zeichen von Nachname, Ort und Vorname, bzw. Name, Ort und Branchenbezeichnung erstellt.

Beispiel-1:	Name-1	Müller, Peter
	Ort	München
	Match-Code	MÜLLMÜNCPETE
Beispiel-2:	Name-1	Brauner, Werbeagentur
	Ort	Berlin
	Match-Code	BRAUBERLWERB

Enthält das Feld Name-1 kein Komma, verwendet FaktuLux für den dritten Teil des Match-Code das erste Wort in Name-2, das nicht auf einen Punkt endet.

Bespiel:	Name-1	Katholische Kirchengemeinde
	Name-2	St. Jakobus
	Ort	Darmstadt
	Match-Code	KATHDARMJAKO

Hinweis: Sie sollten den Match-Code nur in Ausnahmefällen ändern, da er sonst von anderen Anwendern bei der Suche nach Adressen nicht mehr nachvollzogen werden kann und dessen Suche somit ins Leere läuft.