Mahnwesen

FaktuLux verfügt über ein komfortables Mahnwesen. Vorraussetzung ist jedoch, dass Sie alle Zahlungseingänge sauber einbuchen. Zum Dank lassen sich diese Daten auch per Export an eine DATEV-Fibu übergeben.

FaktuLux kennt vier unterschiedliche Mahnstufen, welche Sie aber nicht alle nutzen müssen. Rechtlich genügt eine erfolglose Zahlungserinnerung zur Beantragung eines Mahnbescheides. In den Einstellungen des Mandanten im Register Offene Posten konfigurieren Sie die Fristen und Ausdrucke für das Mahnwesen und wählen die höchste Mahnstufe. Ist diese erreicht, wird ein Kunde nicht weiter angemahnt. Für die Beantragung eines Mahnbescheides gibt es in FaktuLux noch keine Automatik. Den Vorgang müssen Sie manuell durchführen. Zur Auflistung der Forderungen können Sie über den Menüpunkt Druck/Kontoauszug eine Forderungsaufstellung drucken und in den entsprechenden OPs den Haken Mahnbescheid beantragt setzen.

Die Formulare der Mahnung habe drei Bereiche: Fällige Offene Posten, nicht fällige Offene Posten und Guthaben. Nach den meisten AGB werden alle Offenen Posten fällig, sobald einer fällig wird. Wir halten es jedoch für vorteilhaft, dem Kunden gegenüber nicht gleich alle seine Verbindlichkeiten in einen Topf zu schmeißen.

Mahnlauf

Über den Menüpunkt Druck/Mahnungen in der Übersicht der Offenen Posten starten Sie einen Mahnlauf. Zu Beginn werden Sie nach dem Datum für die berücksichtigten Zahlungseingänge gefragt. Dieses Datum entscheidet darüber, ob ein Offener Posten zum Zeitpunkt der Mahnung fällig ist oder nicht. Außerdem lässt es sich über die Formulare auf die Mahnung drucken.

Außerdem ist der Haken Kunden einzeln abfragen gesetzt. Somit können Sie einen halbautomatischen Mahnlauf starten, welchen wir immer empfehlen, wenn die Zahl der anzumahnenden Kunden nicht zu groß ist.

Halbautomatischer Mahnlauf

Bei einem automatischen Mahnlauf wird oftmals nach dem Druck selektiert, welche Mahnungen verschickt werden und welche nicht. Werden die nicht verschickten anschließend nicht aus dem System entfernt, geht die Übersicht darüber verloren, welcher Kunde wann und wie angemahnt wurde. Deshalb ist es besser, die Auswahl schon vor dem Druck der Mahnungen zu treffen. Sie können einen halbautomatischen Mahnlauf jederzeit abbrechen und später fortsetzen. Die Anzahl der erstellten Mahnungen wird in einem Dialog angezeigt.

Folgende Informationen werden bei der Halbautomatik zu jedem Kunden mit überfälligen Offenen Posten angezeigt:

• Name, Adresse, maximale Mahnstufe und optinaler Mahntext
• Mahnstufe der fälligen Mahnung
• alle noch nicht erledigten Offenen Posten
• vorhandene Guthaben aus Zahlungseingängen und Gutschriften

Bei einem halbautomatischen Mahnlauf können Sie ..

• .. den Kunden persönlich anrufen und sich nach der Zahlung erkundigen
• .. die fällige Mahnung einige Tage aufschieben
• .. die Mahnstufe verändern und z.B. statt einer fälligen 1. Mahnung noch eine Zahlungserinnerung erstellen
• .. zuvor etwaiges Guthaben verrechnen. Wenn Sie eine gebuchte Rechnung stornieren, wird auch der zugehörige Offene Posten storniert. Wurden auf diesen Zahlungseingänge verbucht, werden auch diese Buchungen rückgängig gemacht und dem Kunde verbleibt ein Guthaben. Dieses muss manuell auf andere Offene Posten verbucht werden, sofern es nicht ausgezahlt wird.
• .. festlegen, dass nach dieser Mahnung keine weitere Mahnung erfolgen soll oder gleich einen Mahnstopp verhängen
• .. eine Liefersperre verhängen
• .. eine Mahnung faxen oder per Mail versenden
• .. einzelne OPs durch rechtsklick und Auswahl des Menüpunktes OP jetzt nicht anmahnen aus der zu erstellenden Mahnung ausnehmen

Mahnung per Fax oder eMail

Nur im halbautomatischen Mahnlauf können Mahnungen gefaxt oder per eMail versendet werden. Die entsprechenden Schaltflächen sind aktiv, wenn bei der zugehörigen Adresse eine Faxnummer und/oder eine eMail-Adresse für den Mahnungsversand hinterlegt ist.

Mahnungen begrenzen

Manchmal ist es vorteilhaft, Mahnungen für bestimmte Kunden oder Artikel einzuschränken. Auch dies ist mit FaktuLux möglich.

Artikel / Beleg

In der Artikelverwaltung im Reiter Beschreibung 2 finden Sie das Feld max. Anzahl Mahnungen. Hat dieses einen Wert, wird dieser mit in Belege übernommen und im Beleg-Fuß angezeigt, sofern für den Beleg nicht bereits ein niedrigerer Wert gilt.

Hintergrund: Die Vertreter eines Anwenders von FaktuLux hinterlassen beim Kunden ungefragt Musterkataloge, welche diesen in Rechnung gestellt werden. Zahlt der Kunde diese Rechnung nicht, wird sie nur ein Mal angemahnt. Zahlt der Kunde noch immer nicht, wird die Rechnung gutgeschrieben und der Katalog vom Vertreter wieder abgeholt.

Adresse

Jeder Adresse können Sie im Reiter Mahnung eine maximale Mahnstufe zuordnen. Durch den Wert 1 z.B. stellen Sie sicher, dass der Kunde nur Zahlungserinnerungen und keine Mahnungen erhält, auch wenn einzelne Offene Posten mehrfach angemahnt werden. Setzen Sie den Haken nicht weiter anmahnen, erhält der Kunde gar keine Mahnungen. Selbiges können Sie auch über den Wert 0 für die maximale Mahnstufe erreichen.