System-Einstellungen

Info: Übersicht Einstellungen von FaktuLux

In die System-Einstellungen gelangen Sie vom Hauptfenster über die Menüpunkte Konfiguration / Einstellungen / System. Hierzu müssen Sie als Administrator (Mitarbeiter Nummer 1) angemeldet sein. Das Recht Administrator in der Mitarbeiterverwaltung reicht nicht aus.

Wählen Sie hier die Module von FaktuLux, die Sie verwenden möchten. Jedes Modul benötigt mehr oder weniger Ressourcen des Betriebssystems. Wählen Sie daher nur Module, die Sie auch wirklich benötigen. Weitere Module können Sie zu einem späteren Zeitpunkt immernoch zuschalten.

Nach einer Änderung der System-Einstellungen werden evtl. benötigte und nicht vorhandene Tabellen angelegt und FaktuLux muss neu gestartet werden. In einem Netzwerk müssen Sie darauf achten, dass alle Nutzer von FaktuLux dieses neu starten.

Grundeinstellungen

Modus

FaktuLux

Sie sollten FaktuLux wählen, wenn Sie das Programm als Standard-Auftragsfakturierung verwenden möchten.

PrintLux

Die PrintLux-Erweiterungen wurden speziell für den Siebdruck entwickelt und bieten einige Optionen für Vor- und Nachkalkulation und die Produktionsdatenerfassung über Barcodes oder Tageszettel. Viele der Optionen sind aber auch mit FaktuLux nutzbar.

Basismodule

Termine

Termine können mit Adressen, Ansprechpartnern und Belegen verknüpft werden. Ein separates Modul erinnert auch an Termine, wenn FaktuLux gerade mal nicht läuft. Zur Nacharbeit von Angeboten können Wiedervorlage-Termine erzeugt werden, die bei der Übernahme eines Angebotes in einen Auftrag automatisch erledigt werden.

Vorgänge (Ticketsystem)

Die Vorgänge sind eine Art Ticket-System. Dieses befindet sich noch im Entwicklungsstadium.

Verträge

Verträge erzeugen wiederkehrende Belege. Mit ihnen lassen sich regelmäßige Lieferungen oder Dienstleistungen und sogar Bestellungen komfortabel abwickeln.

Inventarverwaltung

Inventar und Werkzeuge können Mandanten, Mitarbeitern und Kunden zugeordnet werden. Wartungen lassen sich komfortabel planen und dokumentieren.

Überweisung und Lastschrift

Offene Posten können per Lastschrift eingezogen, Eingangsrechnungen per Überweisung beglichen werden. Dazu erstellt FaktuLux DTAUS-Dateien, die mit jeder Bankensoftware weiterverarbeitet werden können. Bei Kunden kann auch eine Ratenzahlung mit flexiblen Raten und Fristen vereinbart werden.

Kassenbuch

Im Kassenbuch werden Barbeträge manuell verbucht. Einzige derzeit umgesetzte Automatik sind Buchung und Stornierung von Barverkausrechnungen.

Knowledge-Base

In der Knowledge-Base können Sie sämtliche Informationen ablegen, die sich nicht speziell einer Adresse, einem Artikel oder einem Beleg zuordnen lassen. Über einen frei wählbaren, gestaffelten Suchcode und Schlagworte lassen sich Artikel schnell wiederfinden.

LOS-Artikel (Charge)

Zu jedem Artikel können beliebig viele Lose (auch Lot oder auch Charge genannt) erfasst werden, die gezielt ein- und ausgebucht werden.

Leistungen

Mittels Leistungen lassen sich einzelne Dienstleistungen bei Kunden direkt zur Adresse erfassen und später gesammelt abrechnen. Zur beschleunigten Eingabe können für jeden Mitarbeiter individuelle Vorgaben gemacht werden. Leistungen sind nicht möglich in Verbindung mit PrintLux, Artikel-Blocktext und AuftragsTypen.

WebShop Im- & Export

Der WebShop-Import erfolgt halbautomatisch. Zuerst werden die Bestellungen über eine vom WebShop generierte Datei in ein Import-Modul geladen. Dann werden diese einzeln manuell in Belege übernommen, wobei Schritt für Schritt Daten wie Rechnungsadresse, Lieferadresse und Zahlungsmethode geprüft und ggf. korrigiert werden können.

Feld-Änderungsprotokoll

Wenn Sie das Feld-Änderungsprotokoll aktivieren, werden zu vielen Stammdaten Änderungen in jedem Feld protokolliert. Über die Tastenkombination [Strg]+[Shift]+[F3] werden Ihnen alte Feldinhalte angezeigt, inkl. Datum, Uhrzeit und Name des Mitarbieter, der die Änderung vorgenommen hat.

Extra-Felder

Über Extra-Felder können Sie zu fast jeder Tabelle weitere Felder definieren, deren Inhalt bis zu 120 Zeichen lang sein kann. Auf diese Felder können Sie in Formularen zugreifen.

Drucker

Druckerbezeichnungen

FaktuLux kann bis zu sieben verschiedene Drucker verwalten. Hinzu kommen noch eigene Drucker für Fax und PDF-Export. Legen Sie hier die Namen für die sieben Drucker fest. Vorgegeben werden die Namen Briefpapier, Blanko weiß, Farbe, Etiketten und Listen. In den Konfigurations- und Druckdialogen werden die Drucker anhand dieser Namen ausgewählt. Die Mitarbeiter weisen diesen Druckernamen die entsprechnden Windows-Treiber ihres Arbeitsplatzes zu.

Adressen

Optionen Adressen

Paar-Anrede

Wenn Sie die Paar-Anreden aktivieren, können Sie in jeder Adresse für Paare Name und Kontaktdaten jedes Partners einzeln erfassen. Somit sind Briefe und Belege möglich, die sich an beide richten. Bei der Beleganlage haben Sie auch die Möglichkeit, nur einen der Beiden auszuwählen.

Geburtstage melden

Jedes Geburtsdatum, das Sie zum Melden markieren, sei es in den Adressen, Ansprechpartnern oder Mitarbeitern, wird in einen eigenen Index eingetragen. Täglich beim ersten Starten von FaktuLux werden sie so an bevorstehende, und auf Wunsch auch gerade vergangene Geburtstage erinnert. Jeder Mitarbeiter kann in seinen Einstellungen auch selektieren, ob er nur an Geburtstage der Mitarbeiter, oder auch an jene der Kunden erinnert werden möchte.

Debitoren-Konto-Pool

Wenn Sie besonders viele Kunden haben, können Sie nicht jedem eine eigene Debitoren-Kontonummer für die Finanzbuchhaltung vergeben. Oder Sie möchten nicht jedem Einmalkunden gleich eine eigene Kontonummer zuweisen. Über den Kontopool können Sie so beim Buchen von Rechnungen und Gutschriften zumindest die Belege solcher Kunden nach dem Anfangsbuchstaben gruppiert an die Fibu übergeben.

Telefon-Index

Der Telefon-Index speichert alle in FaktuLux erfassten Telefonnummern. Nicht nur die der Adressen, sondern auch jene der Ansprechpartner und der Mitarbeiter. Er hilft beim Auffinden unbekannter Nummern und soll später auch über ein TAPI-Interface eingehende Anrufe identifizieren helfen.

Immer eigene Stichwörter und Infos

Es ist möglich, bei mehreren Mandanten die gleichen Adressen zu verwenden. Aktivieren Sie diese Option, um für jeden Mandanten den Adressen eigene Stichwörter und Infos zuzuweisen.

Aufgaben

Vorgabe Priorität

Bei der Neuanlage von Aufgaben und Wiedervorlagen erhalten diese die hier gewählte Priorität. Sie beeinflusst die Anzeige von A und W in der linken Spalte und das Aufschieben ins Nirvana.

Aufgaben mit Deadline X Tage vorher ins Blickfeld rücken.

Hat eine Aufgabe mit Deadline kein Planungsdatum, wird sie spätestens zur Deadline in der Übersicht angezeigt. Soll die Aufgabe schon früher ins Blickfeld rücken, wählen Sie hier die Tage vor. In jeder Aufgabe kann der Wert individuell angepasst werden.

Beim Aufschieben von Aufgaben ins Nirvana maximale Aufgaben pro Tag mit Priorität niedrig

Beim Aufschieben von Aufgaben ins Nirvana mittels [Strg]+[N] im Hauptfenster dürfen an einem Tag zum Zeitpunkt der Aufschiebung maximal soviele Aufgaben der Priorität niedrig an einem Tag terminiert sein.

mit Priorität mittel

Anzahl an Aufgaben der Priorität mittel für das Aufschieben ins Nirvana.

mit Priorität hoch

Anzahl an Aufgaben der Priorität hoch für das Aufschieben ins Nirvana. Setzten Sie diesen Wert auf Null, können Aufgaben und Wiedervorlagen der Priorität "hoch" nicht über die Funktion Nirvana aufgeschoben werden.

auch auf Samstag aufschieben

Aufgaben beim Aufschieben ins Nirvana auch auf Samstag terminieren.

auch auf Sonntag aufschieben

Aufgaben beim Aufschieben ins Nirvana auch auf Sonntag terminieren.

Für die Volltextsuche nur Hashtags # indizieren

Für die Volltextsuche in Aufgaben werden alle Wörter indiziert, die mit einem Großbuchstaben oder einem Hashtag # beginnen. Wenn Sie ihre Aufgaben gezielt mit Hashtags verschlagworten und nur diese zur Suche benötigen, wird der Index klein gehalten und dadurch die Ausführungsgeschwindig erhöht. Außerdem wird das # nicht mit in den Index eingetragen und sie müssen es bei der Suche auch nicht mit eingeben.

System

BDE-Netzwerkverzeichnis beim Programmstart setzen

Um den Zugriff auf die Datenbank von FaktuLux im Netzwerk zu koordinieren, muss das Netzwerkverzeichnis der BDE aller Arbeitsplätze auf das gleiche Verzeichnis im Netzwerk verweisen. Deshalb versucht FaktuLux dieses beim Start auf sein Programmverzeichnis zu verlegen. Nutzt bereits eine Anwendung die BDE, schlägt dieser Versuch fehl. Ab Windows Verion 8 jedoch führt ein misslungener Versuch zu einem undefinierten Zustand der BDE, bis zum Neustart des PCs. Wenn Sie mehrere Anwendungen einsetzen, welche die BDE verwenden, müssen Sie das NetDir von Hand setzen.

Artikel

Einkaufsverbände

Das Modul Einkaufsverbände ermöglicht die Berechnung von Lieferungen und Leistungen an Verbände. Dabei sind individuelle Rabatte möglich.

Artikel-Blocktexte

PrintLux-Funktion: Beim Artikel-Blocktext besteht die Artikelbeschreibung aus zwei Spalten mit Beschriftungen und Texten, wobei die Texte im Beleg editiert werden können. Ausserdem kann für jeden Abschnitt gewählt werden, auf welchem Beleg-Typ er gedruckt werden soll.

Aufmaß

Individuelle Kundenentwicklung: Ohne die entsprechende DLL können Sie das Modul nicht nutzen.

Sprachen

Diese Option ermöglicht den Druck von Belegen in unterschiedlichen Sprachen.

Rabatte

Für jeden Kunden können Rabatte in Prozent zu einzelnen Artikeln oder Warengruppen erfasst werden. Bei der Eingabe von Fixpreisen werden diese automatisch in Rabattprozente umgerechnet.

Lagerorte verwalten

Lagerorte werden in vier Stufen verwaltet. In einer übergeordneten Liste legen Sie zuerst die Lagerräume fest. In einer zweiten Liste können Sie dann die Lagerplätze zu einem Lagerort mit Regal/Schrank, Boden/Schublade und Platz/Fach genau definieren. Zur Kennzeichnung können Sie Buchstaben und Ziffern verwenden. Ein Assistent hilft bei der Anlage ganzer Regalgruppen.

Multi-Lagerverwaltung

Jedem Artikel können mehrere Lagerplätze zugewiesen werden. Bei jeder Ein- und Ausbuchung muss der entsprechende Lagerplatz mit angegeben werden. Wurde einem Artikel jedoch nur ein Lagerplatz zugewiesen, wird dieser automatisch vorgegeben. Diese Option ist auch Voraussetzung für die Verwendung des Shikake-Kanban-Systems, bei dem mittels Anforderungskarten Artikel regelmäßig an Kunden geliefert werden.

Multi-Lieferantenverwaltung

In der Multi-Lieferantenverwaltung können Sie jedem Artikel mehrere Lieferanten zuordnen und Grund-, Staffel- und Aktionspreise mit Ablaufdatum verwalten. Bei den Bestellvorschlägen wird der günstigste Preis unter Berücksichtigung der Bestellmenge hervorgehoben.

Benennung der Preisstaffeln und Rabattfähigkeit

FaktuLux bietet in der Artikelverwaltung neben den Grundpreisen in Brutto und Netto die Möglichkeit, fünf weitere Preise in einer sogenannten Staffel zu erfassen. Dabei können Sie für jede einzelne Staffel festlegen, ob es sich um eine Mengenstaffel handelt, oder ob der Preis für eine bestimmte Kundengruppe gilt. Der besseren Übersicht halber können Sie hier jede einzelne Staffel benennen. Ist für einen Artikel ein Staffelpreis hinterlegt und wird dieser für einen Beleg verwendet, können Sie festlegen, dass diese Belegposition dann nicht rabattfähig ist, auch wenn der Artikel selbst es ist. Dies gilt sowohl für direkt zugewiesene Staffeln als auch für Mengenstaffeln. Wird später - z.B. durch Änderung der Menge - eine andere Staffel zugewiesen, erhält die Position die Rabattfähigkeit nicht automatisch zurück!

Belege-1

Auftrags-Typen

Die Auftrags-Typen sind ein Überbleibsel aus einer eingestellten Modul-Entwicklung. Ob diese noch funktionieren und was sie bewirken wird später geprüft werden.

Arbeitsvorgänge

PrintLux-Funktion: Zu jeder Kostenstelle können verschiedene Arbeitsvorgänge erfasst werden, die nach festgelegten Abhängigkeiten die Kalkulation automatisieren und über die Zeiterfassung die Nachkalkulation konkretisieren.

Produktionsstufen

PrintLux-Funktion: Die Produktionsstufen erleichtern die schnelle Einschätzung des Produktionsfortschritts. Hat eine Kostenstelle oder ein Arbeitsvorgang bei der Zeiterfassung oder der Eingabe von Tageszetteln eine höhere Produktionsstufe, als die aktuell in der Auftragsposition hinterlegte, wird die neue Stufe in die Position übernommen.

Beleg-Verteiler

Der Beleg-Verteiler erlaubt die Zuweisung mehrere Adressen mit Ansprechpartner zu einem Beleg. Die Anwendungsgebiete reichen von Lieferverteilern, bei denen die Produkte gleich an mehrere Empfänger verteilt werden, über Preisanfragen, die in einem Rutsch an mehrere potentielle Lieferanten gesendet werden, bis hin zu Serienbriefen.

Produktionsverwaltung

PrintLux-Funktion: Die Produktionsverwaltung bietet eine Übersicht über alle Positionen aktiver Aufträge. Definieren Sie verschiedene Orte und weisen Sie jeder Auftragsposition zu, an welchem sie sich gerade befindet. In Vorbereitung, Produktion oder Fertig - sogar externe Aufenthalte mit Adresszuweisung lassen sich vermerken.

Versand

FaktuLux verfügt derzeit über zwei Versandmodule: <br\> Das DPD-Modul ist für Selbstbucher entwickelt. Es lassen sich mehrere Mandanten anlegen, für die innerhalb eines von DPD vergebenen Paketnummernrahmens Versandaufträge erfasst und Etiketten gedruckt werden können. Getestet ist das Modul mit einem Zebra-Labelprinter und in dieser Kombination von DPD geprüft und freigegeben. <br\> Das UPS-Modul bietet eine Schnittstelle zur UPS-Versandsoftware. Aufträge werden in FaktuLux erfasst, an die UPS-Software übergeben und die Versandbestätigung reimportiert. Die UPS-Software erhalten Sie als Kunde kostenlos von UPS gestellt.

Produktions-Zeiterfassung

Zu jeder Auftragsposition lassen sich über Tageszettel der Mitarbeiter Kostenstellen (optional Arbeitsvorgänge) und Zeiten erfassen. So lässt sich der Gesamtaufwand der Produktion festhalten.

Zeit-Scan

Für das Scannen von Zeiten wird FaktuLux mittels Parameter in einem speziellen Modus gestartet. Bildschirmfüllend werden Datum und Uhrzeit angezeigt und auf Eingabe per Barcodescanner gewartet. Über Mitarbeiter, Auftrag und Kostenstelle (optional Arbeitsvorgang) werden so Anfangs- und Endzeiten von Auftragstätigkeiten erfasst, die in einer Nachkalkulation übersichtlich zusammengefasst werden.

Zeiterfassung global

Bei einer globalen Zeiterfassung können Zeiten zu Aufträgen verschiedener Mandaten in einer Tabelle zusammengefasst werden. Zum einen können so Mitarbeiter verschiedener Firmen mit dem gleichen System ihre Zeiten zu Aufträgen aller Firmen erfassen. Zum Anderen können aber auch monatlich Leistungen (Mitarbeiter und/oder Kostenstellen) der Mandanten untereinander dokumentiert werden.

Arbeitszeiten An-/Abmelden

Hierbei geht es um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Sie können erfassen, wann sie kommen und gehen. Optional können auch Pausen gestempelt werden. Über Kern- und Gleitzeiten lassen sich so die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter verwalten. Eine übersichtliche monatliche Darstellung hilft der Personalverwaltung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Nur Baugruppen mit Bestandsführung in Belege übernehmen

Baugruppen entsprechen Stücklisten. Über diese lassen sich Sets aus einzelnen Artikeln zu einem neuen Artikel zusammensetzen. Für die Lagerbuchung mittels Belegen werden diese zum Artikel mit auf die Belege übernommen und können dort auch verändert werden. Mittels dieser Option kann man die Übernahme derer ohne Bestandsführung in den Beleg unterbinden um Speicherplatz zu sparen, sofern diese für keinen Belegtyp zum Druck markiert sind.

Artikelnummer in gespeicherten Belegen ändern

In Belegpositionen kann ohne Bearbeitung des Beleges die reine ArtikelIDa geändert werden. Beim Klick auf die Lupe neben der Artikelnummer wird die Frage gestellt, ob die Artikelnummer geändert werden soll. Die Antwort wird gespeichert und so lange verwendet, wie sich der Status der Belege nicht ändert (Neu, Ändern) und das Belegfenster nicht geschlossen wird. Dieser Schalter kann auch individuell in den UserIni gesetzt werden.

Erfasser neuer Belege als Sachbearbeiter hinterlegen

Über den Sachbearbeiter können Sie auf Belegen einen internen Ansprechpartner mit Durchwahl und eMail-Adresse drucken. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird der aktuell angemeldete Benutzer jedem neuen Beleg als Sachbearbeiter zugewiesen. Zusätzlich habe Sie die Möglichkeit, jeder Adresse einen Sachbearbeiter zuweisen, welcher bei der Zuweisung einer Adresse ohne Rückfrage in Belege übernommen wird und einen etwaig zugewiesenen Erfasser überschreibt.

Verzeichnis Fibu-Export

Ist hier kein Verzeichnis angegeben, werden die Dateien in einem Verzeichnis Namens Fibu unterhalb des Datenverzeichnisses abgelegt.

Belege-2

Beim Speichern von Belegen haben Sie in einem Dialog die Wahl, ob Sie den Beleg nur Speichern, Speichern & Drucken, Speichern & Buchen, oder alles auf einmal wollen. Für jede Beleg-Gruppe können Sie hier wählen, wie dieses Drucken erfolgen soll. Zur Auswahl stehen Drucken, Faxen und PDF-Export. Diese Vorgabe kann jeder Mitarbeiter in seinen Einstellungen individuelle abändern.

Zahlungsmoral bei der Anlage und Übernahme von Belegen prüfen

Wählen Sie die Beleggruppen aus, bei denen Faktulux automatisch die Zahlungsmoral des Kunden einblenden soll. Zur Aktivierung der Funktion muss ein Kreditlimit vergeben sein, entweder global in den Einstellungen des Mandanten individuell bei der Adresse. Wird ein Beleg übernommen, muss dieser älter als die angegeben Tage sein, wenn für die übernommene Beleggruppe auch die automatische Anzeige der Zahlungsmoral aktiviert ist.

Inventar

Inventar- und Werkzeugverwaltung

Inventar und Werkzeuge können Mandanten, Mitarbeitern und Kunden zugeordnet werden. Wartungen lassen sich komfortabel planen und dokumentieren.

Bei der Anzeige Nummer erweitern auf mind. X Stellen

Jedes Inventarteil und Werkzeug erhält eine bis zu drei Stellen lange Buchstabenkennung und eine Nummer. Legen Sie fest, wieviele Stellen der Nummer minimal angezeigt werden. Beispiel: Bei einer Einstellung von 3 Stellen wird der PC mit der Nummer 4 als PC-004 angezeigt.

Werkzeugzustand und Wartung

Werkzeuge können verschiedene Zustände haben. Neben dem vorgegebenen Zustand "neu" können Sie hier sechs weitere zustandsbeschreibende Begriffe eingeben. So kann ein Mitarbeiter beim Zurückbuchen eines Werkzeuges schnell dessen Zustand dokumentieren. Ist bei Eintreten eines Werkzeugzustandes eine Wartung fällig, kann FakuLux automatisch eine Aufgabe anlegen.

Termine

Bedeutung der Termin-Farbkennung

Zur optischen Hervorhebung von Terminen im Kalender können diesen sechs verschiedene Farben zugewiesen werden. Um die Verwendung im Unternehmen zu vereinheitlichen, können Sie jeder Farben eine Bedeutung zuordnen, z.B. Außer Haus oder Telefonisch.

Bezeichnung der Termin-Erinnerungsmelodien

Hier können Sie nicht die Signaltöne zuweisen, sondern nur ihren Klang benennen. Die Sound-Dateien mit den Namen FaktuLux1.wav bis FaktuLux6.wav müssen im Programmverzeichnis liegen. Für individuelle Melodien an einem Arbeitsplatz legen Sie diese im Verzeichnis C:\ ab.