Anleitung: Adressen

Die Adressen bilden die Kerndaten von FaktuLux. Kaum ein Datensatz der nicht direkt oder indirekt mit ihnen verbunden ist. Es gibt Programme, die haben für Kunden, Lieferanten und Interessenten jeweils eigene Tabellen. FaktuLux verwaltet alle Adressen in einer Tabelle, unterschieden nur über den Adress-Typ. Eine Adresse kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein, was in der Praxis gar nicht so selten vorkommt.

Informationen zur Adresse

Zu jeder Adresse können vielfältige Informationen hinterlegt werden. Außer den Feldern im Datensatz der Adresse stehen Tabellen für Ansprechpartner, Zusatzadressen und optional mehrere Bankverbindungen zur Verfügung. Termine / Kontakte, Projekte, Infos, die zu bestimmten Aktionen angezeigt werden, Leistungen für eine spätere Berechnung, ja sogar Verträge für wiederkehrende Belege - all das können Sie in FaktuLux speichern.

Ansprechpartner

Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Ansprechpartner hinterlegen. Ist ein Ansprechpartner nicht mehr aktuell, können Sie diesen deaktivieren. Eine Deaktivierung ist dem Löschen vorzuziehen, wenn Sie zu ihm Termine oder Kontakte erfasst haben. So wissen Sie auch später noch, mit wem Sie was wann besprochen haben. Beim Öffnen des Fensters werden nur aktive Ansprechpartner angezeigt. Die inaktiven können über die Schaltfläche alle, die sich rechts oben in der Schalterleiste befindet, eingeblendet werden. Sind zu einer Adresse Ansprechpartner hinterlegt, werden diese nach der Zuweisung der Adresse zu einem Beleg automatisch zur Auswahl angeboten, sofern es sich nicht um eine Rechnung oder Gutschrift handelt.

Zusatzadressen

Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Zusatzadressen erfassen. Dies können z.B. Liefer- oder Filialadresse sein. Wenn Sie jedoch verschiedenen Filialen eigene Debitorenkonten vergeben oder die Umsätze separat verwalten möchten, müssen Sie jede Filiale als eigenständige Adresse anlegen.

Bankverbindungen

Per Voreinstellung können Sie zu jeder Adresse genau eine Bankverbindung hinterlegen, die in einer eigenen Registerseite in der Eingabemaske für Adressen erfasst wird. Reicht das nicht aus, können Sie durch Änderung eines Schalters in den Einstellungen zum Mandanten die Verwaltung mehrerer Bankverbindungen pro Adresse aktivieren. Bei Änderung der Einstellung werden nach Rückfrage bereits erfasste Bankverbindungen für die jeweils andere Form übertragen.

Informationen zu den einzelnen Eingabefeldern bei mehreren Bankverbindungen finde Sie hier.

Termine / Kontakte

Sie sollten nicht nur Termine mit den Kunden und Lieferanten vermerken. Auch ungeplante Kontakte verdienen es, notiert zu werden.

Stichwörter

Über die Anlage von Stichwörtern und die Zuweisung zu beliebigen Adressen, können Sie Gruppen definieren. Jeder Adresse können beliebig viele Stichwörter zugewiesen werden. Eine häufige Anwendung ist die Planung von Werbemailings. Die Zuweisung kann auch nach Umsatz oder über die Auswertung durch Formulare erfolgen.

Aufgaben

Hier werden alle Aufgaben und Ereignisse sowie die Wiedervorlagen des angemeldeten Benutzers gelistet, die entweder direkt mit der Adresse verknüpft sind oder auf diese verweisen.

Infos

Über die Adress-Infos können Sie Informationen zu bestimmten Ereignissen einblenden lassen. Die Ereignissen Beleg-Anlage, -Druck und -Buchung können Sie auf einzelne Beleggruppen beschränken. So können Sie z.B. bei der Auftrags-Anlage Wünsche und Vorlieben eines Kunden genauso melden lassen, wie Zahlungs-Trägheit.

Leistungen

Sie können Leistungen, die Sie beim Kunden erbracht haben, direkt erfassen und später berechnen oder automatisch auf Rechnungen übernehmen lassen.

Suche und Auswahl

FaktuLux bietet vielfältige Suchfunktionen innerhalb der Adressen. Auch die gezielte Auswahl einzelner Adressen sogar mit Ansprechpartner stellt kein Problem dar.

Schnellsuche

Die Schnellsuche öffnen Sie am schnellsten mittles [Esc] oder der Standard-Suchtaste [F5]. Im Menü ist sie unter Suche / Schnellsuche zu finden. Der Eingabezeiger steht zu Beginn in dem Feld, das dem aktuellen Sortierschlüssel der Adressen entspricht. Zur besseren Übersicht ist das Feld türkis eingefärbt. Jeder mögliche Such-Index hat ein eigenes Feld und nur in dieser Maske können Sie mit den Tasten [PfeilHoch] und [PfeilRunter] das Eingabefeld wechseln.

Im Index folgender Felder können Sie suchen:

• Match-Code
• Adress-Nummer
• Name 1
• Land-Plz
• Ort
• Debitoren-Konto
• Kreditoren-Konto

Der zu suchende Text muß linksbündig im entsprechenden Feld stehen. Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle. Wildcards ('*', '?') können nicht verwendet werden. Trennen Sie die Länderkennung und die Postleitzahl im Feld Land-Plz durch eine Bindestrich. Wenn Sie keine Länderkennung eingeben, brauchen Sie auch keinen Bindestrich. In diesem Fall wird die Länderkennung des Mandanten verwendet. Zur Auswahl einer Länderkennung aus der Liste drücken Sie [F5] oder klicken auf die Lupe neben dem Feld.

Bestätigen Sie die Eingabe in einem der Felder mit [Enter], wird der Sortierindex der Tabelle wenn nötig geändert und der Datensatzzeiger auf den ersten, der Suche am ehesten entsprechenden Datensatz positioniert. Den Sortierindex und den gesuchten Text können Sie oben in der Schalterleiste ablesen.

Index-Suche

Die Index-Suche ermöglicht eine schnelle Suche nach jedem in den Feldern Name-1 und Name-2 eingetragenen Wort. Sie ist schnell zu erreichen über den HotKey [Strg]+[F] sowie den Menüpunkt Suche / Index-Suche.

• Während der Eingabe wird der Zeiger in der Liste auf den nächsten entsprechenden Datensatz positioniert.
• Der eingegebene Suchtext erscheint in einem Feld am oberen Fensterrand.
• Blättern Sie in der Liste mit den Pfeiltasten, um einen gewünschten Datensatz auszuwählen. Wenn Sie nach dem Blättern erneut einen Text eingeben, wird der vorherige Suchtext gelöscht und die Suche beginnt von Neuem.
• Bestätigen Sie die Auswahl mit [Enter] oder der Schaltfläche gehe zu ..., schließt sich das Fenster und die gewählte Adresse wird angesprungen. Öffnen Sie danach die Index-Suche erneut, steht der Zeiger noch auf der letzten Auswahl und sie können mit den Pfeiltasten eine andere Adresse auswählen.

Ansprechpartner-Übersicht

Sie wissen noch, wie der Ansprechpartner hieß, haben aber den Namen der Firma vergessen? Kein Problem! Öffnen Sie über den Menüpunkt Suche / Ansprechpartner-Übersicht die Ansprechpartner-Übersicht, geben Sie den Namen in das Suchfeld ein und bestätigen Sie mit [Enter]. Mit den Pfeiltasten können Sie blättern, [Esc] bringt Sie zurück ins Suchfeld. Die Schaltfläche zur Adresse wechseln ... schließt das Fenster und wählt die Adresse an, unter der der Ansprechpartner eingetragen ist.

Telefonnummern-Index

Auch die Zuordnung einer Telefonnummer ist mit FaktuLux kein Problem. Sämtliche Nummern für Festnetz, Fax und Mobil von Adressen, Ansprechpartnern, Zusatzadressen und Mitarbeitern werden im Telefonnummern-Index zusammengefasst. Öffnen Sie diesen mit [Strg]+[T] oder dem Menüpunkt Suche / Telefonnummern-Index und geben Sie die gesuchte Nummer ein. Der Datensatzzeiger springt während der Eingabe auf den Datensatz mit der größten Übereinstimmung. Haben Sie die gesuchte Nummer gefunden, wählen Sie den Datensatz aus und FaktuLux wechselt zur Fundstelle.

Markierung

Es können sowohl einzelne Adressen, als auch Ansprechpartner (auch mehrere pro Adresse) markiert werden. Dabei verwaltet FaktuLux für jeden Benutzer eigene Markierungen. Aktiviert und deaktiviert wird der Markierungsmodus über die Schaltfläche mit dem grünen Textmarker in der Schalterleiste oder über den Menüpunkt Markieren / Modus Markieren, wobei eine Haken vor dem Menüpunkt den aktuellen Status anzeigt.

Die Markierung einer Adresse oder eines Ansprechpartners wechseln Sie mittels Doppelklick oder der [Enter]-Taste. Beim Markieren eines Ansprechpartners wird immer die Adresse mit markiert. Sind Sie im Begriff die Markierung einer Adresse rückgängig zu machen, bei der mehrere Ansprechpartner markiert sind, erhalten Sie eine Warnmeldung.

Beim Beenden von FaktuLux gehen die Markierungen nicht verloren. Lediglich der Markieren-Modus ist nach einem Neustart deaktiviert. Über das Menü Markierung können Sie Markierungen in Dateien speichern oder aus diesen importieren. So lassen sie sich auch mit anderen Benutzern austauschen. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

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Das nächste Kapitel behandelt die Artikelverwaltung.