Anleitung: Datei-Ablage

Die Datei-Ablage ist ein sehr mächtiges Modul von FaktuLux. Sie wird durch die Angabe eines Verzeichnisses zur Ablage der Dateien in der FaktuLux.ini aktiviert.

Zu fast jeder Tabelle in FaktuLux können Sie Dateien und Verzeichnisse in der Datei-Ablage hinterlegen. In den Übersichten der Tabellen, für die die Ablage im Wesentlichen genutzt wird (Adressen, Artikel, Belege, Offene Posten, Inventar, KnowledgeBase), befindet sich eine Schaltfläche, die Sie direkt in die Datei-Ablage zum aktuellen Datensatz bringt. Sind bereits Dateien abgelegt, wird dies über einen gefüllten Ablagekorb in pink angezeigt. Über den Menüpunkt Datenbank / Datei-Ablage gelangen Sie zusätzlich in eine allgemeine Ablage, deren Inhalt sich nicht auf einen bestimmten Datensatz, sondern auf die Tabelle im Allgemeinen bezieht. Sie können aber auch die Tastenkombinationen [Strg]+[Shift]+[A] für die datensatzspezifische und [Strg]+[Alt]+[Shift]+[A] für die allgemeine Ablage verwenden. Hier finden Sie einige Beispiele für die Nutzung der Datei-Ablage.

Eine Übersicht über alle abgelegten Dateien erhalten Sie im Hauptfenster von FaktuLux über den Menüpunkt System / Übersicht Datei-Ablage. Die Anzeige ist chronologisch (nach der Ablage-ID) sortiert, lässt sich aber auch umsortieren. Geplant sind ein Filter nach Dateiendungen und eine Sortierung nach Gruppen.

Viele Ablage-System kranken daran, dass einmal abgelegte Dateien ewig in der Ablage verbleiben, wenn Sie nicht mühsam von Hand ausgemistet werden. In der FaktuLux-Ablage können Sie jedem Eintrag schon bei der Anlage ein Verfallsdatum geben. In der rechten Spalte der Übersicht wird die Restzeit in Tagen angezeigt. Ein Wartungsprozess löscht alle abgelaufenen Einträge mit den dazugehörigen Dateien. Durch die Definition von Gruppen können Sie diesen Schritt sogar automatisieren. Erhalten Sie z.B. von verschiedenen Lieferanten regelmäßig Werbung mit befristeter Gültigkeit, können Sie für diese eine Gruppe mit einer Verfallszeit von 360 Tagen einrichten. Nach einem Jahr (je 30 Tage wird ein Monat gerechnet) werden diese Dokumente bei der nächsten Wartung entfernt.

Dateien importieren

In der Standardeinstellung werden die gewählten Dateien in das Verzeichnis der Dateiablage verschoben und verschwinden so von ihrem ursprünglichen Speicherort. Sie können per Option aber auch wählen, dass die Dateien nur kopiert werden.

Bei der Ablage werden einzelne Dateien umbenannt, behalten aber ihre Dateiendung. Wundern Sie sich also nicht, wenn Sie diese durch eine Suche z.B. im Windows-Explorer nicht mehr finden können. Zum Zugriff auf die Dateien öffnen Sie die Datei-Ablage. Bei Bedarf können Sie einzelne Dateien jederzeit wieder exportieren. Dabei wird der ursprüngliche Dateiname vorgeschlagen. Bei der Ablage ganzer Verzeichnisse erhält nur das Verzeichnis die interne Nummer der Ablage.

Es gibt drei Wege, Dateien in die Ablage zu importieren:

Drag&Drop

Wenn Sie zu den Dateien im Windows-Explorer oder einem anderen Dateimanager navigiert haben, heißt der einfachste Weg des Imports Drag&Drop. Öffnen Sie zunächst in FaktuLux die Datei-Ablage, in der Sie die Datei(en) ablegen möchten. Minimieren Sie dann FaktuLux über die Schaltfläche mit dem Unterstrich oben rechts im Fenster der Datei-Ablage. Markieren Sie dann alle Dateien, die Sie importieren wollen, klicken Sie diese mit der linken Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie den Mauszeiger dann in die Windows-Taskleiste über die Schaltfläche von FaktuLux und halten Sie kurz inne. Windows bringt FaktuLux nun in den Vordergrund. Halten Sie die Maustaste weiterhin gedrückt und positionieren Sie den Zeiger über das Fenster der Datei-Ablage, bis sich der Zeiger in einen Pfeil mit einem kleinen Plus im Quadrat verwandelt. Lassen Sie die Maustaste dann los, öffnet sich die Eingabemaske für die Dateiablage. Haben Sie mehrere Dateien markiert, können Sie ganz unten in den Optionen wählen, diese zusammen in einem Verzeichnis abzulegen.

Die Schaltfläche Importieren

Über die Schaltfläche [Importieren] können nur Dateien, aber keine Verzeichnisse importiert werden. Es ist aber möglich, mehrere Dateien auszuwählen und diese einzeln oder zusammen in einem Verzeichnis abzulegen. Haben Sie eine Auswahl getroffen, merkt sich FaktuLux das Verzeichnis und öffnet den Dialog beim nächsten Mal in diesem.

Die Schaltfläche Scan-Import

Für die Schaltfläche [Scan-Import], die sich unterhalb der Schaltflächen [Ändern] und [Ausführen] befindet, können Sie bis zu 20 verschiedene Verzeichnisse hinterlegen, aus denen Sie schnell Dateien importieren möchten. Haben Sie bereits ein Verzeichnis hinterlegt, wird die Schaltfläche mit der gewählten Bezeichnung belegt. Für jeden Eintrag wählen Sie ein Icon und eine Beschriftung für die Schaltfläche. Mittels des kleinen Abwärtspfeils neben der Schaltfläche können Sie das aktive Verzeichnis wechseln. Über das kleine [+] daneben können Sie weitere Verzeichnisse definieren. Und nochmal rechts daneben finden Sie eine Schaltfläche, die das aktuelle Scan-Verzeichnis im Windows-Explorer öffnet. So können Sie den Inhalt kontollieren und evtl. einzelne Dateien löschen.

Zu Beginn einer jeden Definition wählen Sie mit der Dateiauswahl eine Datei für den Import aus. Anschließend legen Sie in einem Dialog Beschriftung und Icon für die Auswahl fest. Wenn Sie die gewählte Datei jetzt nicht importieren wollen, brechen Sie die Funktion danach einfach ab. Eine neue Definition wird automatisch aktiviert. In der Folge genügt ein Klick auf die Schaltfläche oder [F10], um alle im aktiven Verzeichnis befindlichen Dateien zu importieren. Befinden sich mehrere Dateien im Verzeichnis, wird die Anzahl vor dem Import angezeigt. Im anschließenden Dialog können Sie einzelne Dateien mit [Nächste] überspringen. Verzeichnisse lassen sich über diesen Weg nicht importieren. Auch das Zusammenführen aller Dateien in einem Verzeichnis ist derzeit über den Scan-Import nicht möglich.

Die gesamte Auswahl wird benutzerabhängig gespeichert. Arbeiten Sie im Netzwerk an mehreren Computern, kann es so vorkommen, dass einzelne Definition auf nicht vorhandene Verzeichnisse verweisen.

Sinn dieser Funktion ist es, temporäre Ablageverzeichnisse zu erstellen, in denen man z.B. eMail-Anhänge oder die Dateien eines Scanner speichert, um sie anschließend mit einem Klick zu importieren. Klicken Sie die Schaltfläche mit der rechten Maustaste an, erhalten Sie ein Kontextmenü, über das Sie das Verzeichnis neu auswählen, Beschriftung und Icon ändern oder die Verzeichnis-Option löschen können.

Import allgemein

Haben Sie einen Import veranlasst, öffnet sich die Eingabemaske, in der Sie detaillierte Angaben zu den zu importierenden Dateien machen können.

Beim Verknüpfen von Dateien mit einer Belegposition, werden diese automatsch auch mit dem Beleg verknüpft.

Inhalte betrachten oder bearbeiten

Wenn Sie einen Eintrag mit [Enter] bestätigen, doppelklicken oder die Schaltfläche [Ausführen] verwenden, wird die Datei mit der in Windows hinterlegten Standardfunktion ausgeführt. Wenn Sie einen PDF-Betrachter installiert haben, wird eine PDF-Datei mit diesem geöffnet. Ebenso wird ein Textdokument in der von Ihnen verwendeten Textverarbeitung geöffnet. Sie können also auch Dokumente im Entwurfstadium ablegen und jederzeit weiter an ihnen arbeiten.

Inhalte mehrfach verknüpfen

Mittels rechter Maustaste lassen sich einer oder alle Einträge merken und so zusätzlich mit einem beliebigen weiteren Datensatz verknüpfen. So kann beispielsweise ein und die selbe Produktabbildung mehreren Artikeln zugewiesen werden, ohne dass die Datei mehrfach in der Ablage gespeichert werden muss. Liegen gemerkte Einträge vor, wird in der Datei-Ablage die Schaltfläche [Eintrag übernehmen], bzw. [Einträge übernehmen] eingeblendet. Verweilen Sie kurz mit dem Mauszeiger über der Schaltfläche, wird ein Hinweistext eingeblendet, der Informationen über die gemerte(n) Datei(en) enthält.

Eine weitere Möglichkeit, eine Datei mit mehreren Datensätzen zu verknüpfen, geht wie folgt: Beim Import von Dateien prüft FaktuLux, ob sich eine Datei mit gleichem Namen und Inhalt bereits in der Ablage befindet. Wenn ja bietet es an, die Datei ein weiteres Mal zu importieren, oder eine Verknüpfung mit der vorhandenen Datei zu erzeugen. Dabei dürfen Sie den Namen der Datei beim Import aber nicht verändern! Wählen Sie beim ersten Import in den Option Datei(en) kopieren und Original(e) erhalten. Danach wechseln Sie zum nächsten Datensatz und starten in Import der gleichen Datei. Das Angebot von FaktuLux, mit der bereits vorhandenen zu verknüpfen, nehmen Sie an. Habe Sie die letzte Verknüpfung durchgeführt, können Sie die doppelte Datei von FaktuLux löschen lassen.

Dateien exportieren

Über die Schaltfläche [Export] können Sie einen Eintrag aus der Datai-Ablage exportieren. Dabei wird nur eine Kopie der abgelegten Datei erzeugt. Das Original verbleibt in der Ablage. Als Dateiname wird der bei der Ablage gespeicherte Name vorgeschlagen.

Für den PDF-Export von Belegen gibt es eine weiter Export-Option.

Dateien löschen oder archivieren

In der FaktuLux.ini können Sie definieren, inwieweit Sie das Löschen und/oder Archivieren von Einträgen in der Datei-Ablage erlauben wollen.

Löschen

Beim Löschen werden der Eintrag und alle zugehörigen Dateien endgültig gelöscht. Ist ein Eintrag mit mehreren Datensätzen verknüpft, werden Sie gefragt, ob Sie nur die Verknüpfung mit dem aktuellen Datensatz entfernen, die abgelegte Datei mit den übrigen Verknüpfungen jedoch erhalten wollen.

Archivieren

Beim Archivieren wird eine Datei oder ein abgelegtes Verzeichnis ins Archiv-Verzeichnis verschoben. Dateiname bleibt die Ablage-ID. Zusätzlich wird mit gleichem Namen und der Endung TXT eine Datei erzeugt, die Informationen zur Datei wie den Originalnamen und Beschreibung, sowie Mitarbeiter und Datum für Ablage und Archivierung enthält. Hat die Ablage-Datei die Endung TXT, wird für die Info-Datei die Endung TX2 gewählt. Anschließend wird der Eintrag in der Datei-Ablage gelöscht. Von Zeit zu Zeit sollte der Inhalt des Archiv-Verzeichnisses anderweitig gesichert und das Verzeichnis geleert werden.

Wartung

Über die Schaltfläche [Wartung] können Sie zu jeder Zeit das Löschen aller abgelaufenen Elemente veranlassen.

Weitere Informationen

Über die Schaltfläche [Info <<<] lassen sich zusätzliche Informationen zu den verknüpften Dateien anzeigen. Unter Verknüpfung sind alle Datensätze aufgelistet, mit denen der entsprechende Eintrag verlinkt ist. Bei einer Verknüpfung mit einer Eingangsrechnung wird optional zusätzlich der Name des Mitarbeiters angezeigt, der die entsprechnde ER freigegeben hat.