Verträge

Das Modul der Verträge muss in den System-Einstellungen freigeschaltet werden.

Zu jeder Adresse können pro Beleg-Gruppe maximal 999 Verträge angelegt werden. Die Verträge werden fortlaufend nummeriert, beginnend mit der Adressnummer gefolgt von einer dreistelligen Vertragsnummer. Somit erhält z.B. der erste Rechnungs-Vertrag der Adresse Nummer 14521 die Nummer 14521001. Verträge, für die einmal ein Beleg erzeugt wurde, können nicht gelöscht werden, sondern müssen gekündigt werden. (Bei Adressen mit siebenstelliger Adress-Nummer können nur 99 Verträge je Beleg-Gruppe erfasst werden)

Vertrag erfassen / ändern

Zur Bearbeitung von Verträgen gehen Sie in die Übersicht der Adressen, suchen die gewünschte Adresse und wählen unten das Info-Register Verträge. Die Erfassung eines Vertrages entspricht der eines normalen Beleges. Auf der Registerseite Angaben zum Vertrag füllen Sie zusätzlich folgende Felder aus:

Beschriftung	Verwendung	Feldname	Typ	Länge
Angaben zum Vertrag
Turnus [Monate]	Turnus (in Monaten [1-12]) für den Rhythmus der Erstellung eines Beleges. Bei vierteljährlicher Ausführung z.B. entspricht der Turnus drei Monate.	VertragTurnus	I
Erstellung [Tage vor/nach]	Zeitpunkt der Erstellung eines Beleges in Tagen vor oder nach dem Stichtag 01.01., daraus ergibt sich auch das Beleg-Datum, sofern bei der Verarbeitung kein Fixdatum vorgegeben wird). Soll z.B. bei einem 3-Monats-Rhythmus der Beleg erst zu Beginn des zweiten Monats erzeugt werden, geben Sie 30 ein.	VertragErstellung	I
Erster Beleg	Zeitpunkt der erstmaligen Ausführung in Monat und Jahr	VertragErsterMonat VertragErsterJahr	I
Zuletzt ausgeführt	Vermerkt werden erster Monat und Jahr, für die der Vertrag zuletzt ausgeführt wurde. Daraus wird das Datum für die nächste Ausführung errechnet.	VertragErsterMonat VertragErsterJahr	I
Nächste Ausführung	Errechnetes Datum der nächsten Ausführung	VertragNextCalc	D
Vertrag gekündigt am	Datum der Kündigung. Natürlich nur auszufüllen, wenn der Vertrag gekündigt wurde.	VertragKuendigung	D
Letztmalige Ausführung	Zeitpunkt (Monat und Jahr), zu dem der Beleg das letzte Mal ausgeführt werden soll. Somit stellen Sie gleich sicher, dass nach Ablauf keine weiteren Belege erzeugt werden.	VertragLetzterMonat VertragLetzterJahr	I

In einer Liste werden alle Verträge zu einer Adresse angezeigt und farblich gekennzeichnet, ob z.B. eine neue Ausführung fällig ist oder der Vertrag nach Kündigung ausgelaufen ist.

grün	- keine Ausführung fällig
gelb	- Ausführung fällig
rot	- gekündigt und ausgelaufen

Vertragsdaten in Belegposition

Verwenden Sie die Platzhalter #M für Monat und #J für Jahr im Text der Belegpositionen, werden diese bei der Ausführung durch die entsprechenden Werte ersetzt.

Vertrags-Ausführung

Innerhalb der Liste der Verträge zu einer Adresse können gezielt nur die Verträge eines Kunden ausgeführt werden. Zur Ausführung aller Verträge wählen Sie im Hauptfenster den Menüpunkt Funktion / Verträge ausführen.

Im Dialog für die Ausführen von Verträgen wählen Sie das Datum, bis zu dem fällige Verträge ausgeführt werden sollen. Optional kann ein fixes Beleg-Datum angegeben werden, sowie eine Valuta-Zugabe zum Zahlungsziel. Weiter geben Sie an, ob die neuen Belege nur gespeichert oder auch gedruckt und/oder gebucht werden sollen. Schließlich läßt sich eine alternative Drucksteuerung wählen, um den Drucker, die Anzahl der Ausdrucke oder sogar das zu verwendende Formular zu ändern.

Der Haken ab heute zum Feld Valuta bei nicht gesetztem Beleg-Datum bewirkt, dass die verstrichenen Tage seit dem Datum des Beleges zum Valuta-Wert addiert werden. Werden Belege für die Zukunft erzeugt, indem in das Feld Zu erstellende Belege bis ein zukünftiges Datum eingetragen wird, und ergibt sich daraus ein Valuta-Wert kleiner 1, wird das Feld Valuta-Tage des Beleges geleert.

Vertrags-Belege

Die Angaben zum Vertrag stehen auch in jedem erzeugten Beleg, wobei die Felder VertragJahr und VertragMonat die Daten der Ausführung beinhalten, die zur Erstellung des Beleges geführt haben. So können auch Vertragsinformationen auf den Beleg gedruckt werden. Die Bedingung [{V30.VertragJahr}>0 trifft zu, wenn der Beleg aus einem Vertrag erzeugt wurde.

Zu finden sind diese Informationen über die Schaltfläche mit dem 'I' im Beleg-Kopf, rechts neben den Feldern für die Textbausteine. Im Anzeigemodus ist diese Schaltfläche nur aktiviert, wenn sich tatsächlich Informationen in diesem Dialog befinden. Die Vertragsdaten befinden sich auf einer zusätzlichen Registerseite.

Beschriftung	Verwendung	Feldname	Typ	Länge
Vertrag
	Ausführung, die zum Beleg geführt hat	VertragMonat VertragJahr	I
Daten zum Zeitpunkt der Vertragsausführung
Turnus [Monate]		VertragTurnus	I
Erstellung [Tage vor/nach]		VertragErstellung	I
Erster Beleg	Zeitpunkt der ersten Ausführung	VertragErsterMonat VertragErsterJahr	I
Nächste Ausführung	Errechnetes Datum der nächsten Ausführung	VertragNextCalc	D
Vertrag gekündigt am	Datum der Kündigung	VertragKuendigung	D
Letztmalige Ausführung	Zeitpunkt (Monat und Jahr), zu dem der Beleg das letzte Mal ausgeführt werden soll.	VertragLetzterMonat VertragLetzterJahr	I

Informationen zur Darstellung, der Verwendung von Farben, den Feldtypen und deren Länge finden Sie in der Legende.

Änderung der Adresse

Wenn Sie eine Adresse ändern, werden für alle aktiven Verträge die übernommenen Felder überprüft. Abweichungen werden aufgelistet und Sie können wählen, welche Felder der Adresse Sie in den Vertrag übernehmen wollen.