Maske: Beleg
Aus FaktuLux
In die Bearbeitungsmaske der Belege gelangen Sie über den Funktionsschalter Beleg oder [F3] in der Übersicht Belege. Auch die Hotkeys [F2]-Neu, [F4]-Übernehmen und [F8]-Bearbeiten öffnen automatisch die Beleg-Eingabemaske. Befinden Sie sich in der Übersicht der Adressen auf einer Adresse, zu der Sie einen Beleg erfassen möchten, brauchen Sie nur die Tastenkombination [Strg]+[B] zu drücken, oder aus dem Kontextmenü Beleg mit dieser Adresse anlegen auszuwählen.
In der Belegverwaltung werden viele unterschiedliche Eingangs- und Ausgangs-Belegarten bearbeitet. Außerdem verändern Optionen wie Los-Artikel und Baugruppen die Anzeige. Um nicht für jede dieser Optionen eine eigene Anleitung zu erstellen, haben wir alle Möglichkeiten in einer zusammengefasst. Es ist also ganz normal, wenn Sie das eine oder andere Feld nicht in Ihrer aktuellen Maske vorfinden. Auch weicht diese Anleitung von der Regel ab, alle Felder in der Reihenfolge des Tabsprungs aufzuführen, da wir die Felder der Tabellen Belege und BelegPositionen getrennt beschreiben und für die schnellere Bearbeitung nicht jedes Feld per [Tab] erreichbar ist. Manchmal muss man eben zur Maus greifen, oder wie im Fall der Projekte einen Hotkey [Alt]+[P] bemühen.
Eingabefelder Beleg
Auf der Seite Kopf / Fuß sind alle Felder eines Beleges zusammengefasst.
Tabellennummer: 30
| Beschriftung | Verwendung | Feldname | Typ | Länge |
|---|---|---|---|---|
| Belegkopf | ||||
| Die Felder auf der linken Seiten werden - wie einige andere auch - übersprungen, wenn Sie mit der Tabulatortaste von einem Feld zum nächsten springen. Dadurch wird die Erfassungsgeschwindigkeit erhöht, da diese Felder in der Regel automatisch befüllt werden und nur sehr selten geändert werden müssen. | ||||
| Adressblock | Der Adressblock umfasst sechs Zeilen und wird aus der gewählten Adresse und einem etwaigen Ansprechpartner zusammengesetzt. Dabei wird eine Anrede immer in die erste Zeile geschrieben und die Kombination aus Postleitzahl und Ort in die letzte. Sie sollten den Adressblock nur in Ausnahmefällen ändern und sich an diese Vorgaben halten, da sonst z.B. beim Druck von Lieferinformationen nicht mehr gezielt auf Plz-Ort zugegriffen werden kann. Leerzeilen werden beim Druck unterdrückt. Ein vom System eingefügter Ansprechpartner wird nach der Übernahme in einen Buchhaltungsbeleg (Rechnung / Gutschrift) automatisch entfernt. Möchten Sie einen Ansprechpartner gezielt zuweisen oder entfernen, verwenden Sie die mit dem Kopf gekennzeichnete Schaltfläche neben der Adressnummer. | Zeile1 - Zeile6 |
T | 45 |
| Land | Die Länderkennung wird mit der Adresse übernommen und kann zur Steuerung bestimmter Funktionen beim Belegdruck verwendet werden. | LandIDa | TG | 5 |
| Land | Neben der Länderkennung steht die Landesbezeichnung, sofern sich die Länderkennung von der des Mandanten aus den Einstellungen unterscheidet, denn nur dann wird sie unter den Adressblock gedruckt. | LandText | T | 47 |
| Sachbearbeiter | Die dienstlichen Kontaktdaten des Sachbearbeiters werden in den Kopf der Standard-Belege gedruckt. Wenn Sie nicht möchten, dass bei der Neuanlage von Belegen der angemeldete Mitarbeiter automatisch als Sachbearbeiter hinterlegt wird, setzen Sie in der FaktuLux.ini im Bereich [Belege] den Wert Sachbearbeiter auf 0. | Mitarbeiter2ID | I | |
| Vertreter | Über die Vertreterzuweisung können Sie Reporte für Provisionszahlungen generieren. | MitarbeiterID | I | |
| erfasst | Das Datum und ErfasstBenutzerID werden bei der Anlage eines Datensatzes vom System vergeben. | ErfasstDatum | D | |
| erfasst von | Der Benutzername wird mittels Feldname ErfasstBenutzerID aus der Mitarbeiterverwaltung geladen. | ErfasstBenutzerName | T | 30 |
| geändert | Das Datum und GeaendertBenutzerID werden bei einer Benutzeränderung vom System vergeben bzw. aktualisiert. | GeaendertDatum | D | |
| geändert von | Der Benutzername wird mittels Feldname GeaendertBenutzerID aus der Mitarbeiterverwaltung geladen. | GeaendertBenutzerName | T | 30 |
| Beleg-Nummer | Die Belegnummer wird nach der Bestätigung des Belegdatums automatisch vergeben. Sie wird z.B. für die Zuordnung der Positionen und der Lieferanschrift benötigt. Wird die Erfassung eines neuen Beleges abgebrochen, versucht FaktuLux die Nummer in den Nummernkreis zurückzuschreiben. Ist dies nicht möglich, da schon ein andere Benutzer im Netz eine weitere Nummer für diese Beleggruppe abgerufen hat, wird der Beleg nicht gelöscht, damit keine Lücken im Nummernkreis entstehen. Es werden alle Positionen des Beleges gelöscht und er wird als Erfassungsstorno markiert. Er kann jederzeit reaktiviert und auf einen beliebigen Kunde bzw. Lieferanten umgeschrieben werden. | ID | N | |
| Datum | Bei der Erfassung eines neuen Beleges müssen Sie immer zuerst das Datum bestätigen. Es entscheidet, aus welcher Nummernkreis-Periode die Belegnummer geladen wird. Ist die Nummer einmal zugewiesen, kann das Datum des Beleges nicht mehr in eine andere Periode verändert werden. Das Belegdatum ist ein Komfort-Datum. |
Belegdatum | D | |
| Projekt | Zur Auswertung von Projekten kann es hilfreich sein, alle anfallenden Beleg zusammenzufassen. Sie haben dabei die Wahl zwischen kundenspezifischen und allgemeinen Projekten. | ProjektID | D | |
| Adress-Nr. | Ist die Adressnummer bekannt, geben Sie diese hier ein. Andernfalls suchen Sie besser über das Feld Matchcode.
Mittels [F6] kann über dieses Feld auch nach dem Debitoren-, bzw. Kreditorenkonto gesucht werden. Ist in der FaktuLux.ini im Sektor [Belege] der Wert AdresseDebKred=1 hinterlegt, kann beim Verlassen des Feldes Adresse-Nr. auch automatisch zuerst nach dem Debitoren-, bzw. Kreditorenkonto gesucht werden. Wurde eine Nummer eingegeben, die in Ihrer Länge der im Mandantenstamm hinterlegten nächsten Nummer entspricht, wird zuerst nach diesem Konto gesucht. Ist in Mandantenstamm keine Nummer hinterlegt, wird jede Nummer zuerst im entsprechenden Konto gesucht. Ist das Konto einmalig vorhanden, wird die Adresse ausgewählt. Ist es mehrfach vorhanden, öffnet sich die Auswahl. Ist es gar nicht vorhanden, wird nach der Adressnummer gesucht. |
AdresseID | I | |
| DebKto. KredKto. |
Das Debitoren- bzw. Kreditorenkonto wird aus der Adressverwaltung übernommen oder bei der Buchung aus dem Kontopool ausgewählt. Weitere Informationen finden Sie hier. | DebKredKonto | D | |
| Matchcode | Sie brauchen zur Auswahl einer Adresse nicht die Adressverwaltung zu öffnen. Geben Sie einfach einen Matchcode oder zumindest den Anfang eines Matchcodes ein und verlassen Sie das Feld mit [Tab] um zum nächsten Feld zu gelangen. Wird dieser Matchcode einmalig gefunden, wird die Adresse für den Beleg ausgewählt. Andernfalls öffnet sich die Adressen-Liste zur Auswahl. | MatchCode | TG | 12 |
| (Ausführung) | Diese Feld können Sie nach belieben verwenden. Die Anzeige kann in der FaktuLux.ini umbenannt werden. [Belege] Ausfuehrung=<Anzeigetitel> |
Ausfuehrung | T | 20 |
| Betreff | In diesem Feld können Sie Kontaktinformationen hinterlegen, die zum Beleg geführt haben. Beispiel: telefonische Anfrage Herr Meier. | Betreff | T | 50 |
| Tour | TourIDa | TG | 10 | |
| Textbaustein 1 | Jedem Beleg können je zwei Textbausteine für den Kopf und den Fuß zugewiesen werden. Diese werden in einer Liste verwaltet und können für jede Beleggruppe beim Benutzer definiert werden. Zur schnellen Bearbeitung der eigenen Textbausteine klicken Sie in der Schalterleiste den Schalter mit dem blauen Puzzle-Teil oder wählen Sie in der Beleg-Übersicht den Menüpunkt Datenbank / Mitarbeiter-Textbausteine. | TBSKopf1IDa | TG | 10 |
| Textbaustein 2 | TBSKopf2IDa | TG | 10 | |
| {Abschlag} | Das Feld Abschlag wird nur eingeblendet, wenn es sich bei dem Beleg um eine Rechnung handelt, und diese aus einem Auftrag übernommen wurde. Es kennzeichnet eine Abschlagsrechnung, welche bei Erstellung der Schlussrechnung vom Gesamt-Auftragsvolumen abgezogen wird. | Abschlag | L | |
| Kopftext | Im Kopftext können Sie individuelle Angaben zum Beleg machen. Über das Anklicken der Beschriftung oder [F5] bei der Bearbeitung können Sie eine Briefanrede einfügen. Wenn Sie einen Druck über Verteiler beabsichtigen, wählen Sie anstatt der konkreten Briefanrede den Textbaustein #Briefanrede, welcher bei der Ausgabe passend zur aktuellen Adresse gesetzt wird. | Kopftext | M | 1 |
| Belegfuß | ||||
| Zahlungsbedingung | Die Zahlungsbedingung wird aus der Adresse übernommen und dient zur Berechnung der Fristen und Beträgen für die Offenen Posten. | ZahlungsbedingungIDa | TG | 5 |
| Vor-Summen-Skonto | Vor-Summen-Skonto bietet die Möglichkeit, die skontierten Teilbeträge je Umsatzsteuersatz anzuzeigen. | VorSummenSkonto | L | |
| Lieferbedingung | Die Lieferbedingung wird aus der Adresse übernommen. | LieferbedingungIDa | TG | 5 |
| neutraler Versand | Haben Sie dieses Feld aktiviert, wird bei der Erstellung von DPD-Versandaufklebern kein Absender gedruckt und es erfolgt bei aktivierter AutoMail keine eMail mit der Versandbenachrichtigung inkl. Paketnummer. | NeutralerVersand | I | |
| Währung | Die Währung wird aus der Adressen übernommen. | WaehrungIDa | TG | 3 |
| Sprache | Die Sprachewird aus der Adressen übernommen. | SpracheIDa | TG | 3 |
| Preisstaffel | Die Preisstaffel wird aus der Adresse übernommen und bestimmt, welche Preise beim Hinzufügen von Positionen zum Belege aus der Artikelverwaltung übernommen werden. In den System-Einstellungen können Sie zu besseren Unterscheidung den einzelnen Staffeln Namen geben. | PreisStaffel | I | |
| Fibu-Zone | Stimmt die Länderkennung des Beleges mit der des Mandanten überein, wird die FibuZone von FaktuLux auf Inland gesetzt. Weicht diese ab, wird je nach Definition der Länderkennung als EU-Land die Zone auf EU oder Welt gesetzt. Haben Sie im Beleg ohne Umsatzsteuer gewählt, können Sie die Zone frei wählen.
|
FiBuZone | I | |
| Textbaustein 1 | Jedem Beleg können je zwei Textbausteine für den Kopf und den Fuß zugewiesen werden. Diese werden in einer Liste verwaltet und können für jede Beleggruppe beim Benutzer definiert werden. Zur schnellen Bearbeitung der eigenen Textbausteine klicken Sie in der Schalterleiste den Schalter mit dem blauen Puzzle-Teil oder wählen Sie in der Beleg-Übersicht den Menüpunkt Datenbank / Mitarbeiter-Textbausteine. | TBSFuss1IDa | TG | 10 |
| Textbaustein 2 | TBSFuss2IDa | TG | 10 | |
| Fußtext | Im Fußtext können Sie individuelle Angaben zum Beleg machen. | Fusstext | M | 1 |
| max. Mahnungen | Über diesen Wert können Sie für eine Rechnung die Zahl der Mahnungen begrenzen, die bei Überfälligkeit aus der OP-Verwaltung erzeugt werden. Ist der Wert 0, erfolgt nichtmal eine Zahlungserinnerung. Möchten Sie einen Kunden generell begrenzt Anmahnen, setzen Sie das Feld max. Mahnstufe in der Adressverwaltung. | MaxAnzahlMahnungen | I | |
| Valuta-Tage | Soll die Zahlungsfrist später beginnen, können Sie hier die Anzahl der zusätzlichen Tage eintragen. Hierbei gilt: 30 Tage = 1 Monat. | ValutaTage | I | |
| Gewicht | Das Gewicht wird als Summe aus den Positionen ermittelt und kann nicht frei geändert werden. | Gewicht | N | |
| [Rabatt] | Ein hier eingetragener Rabatt wird auf alle Positionen des Beleges gewährt, die als rabattfähig markiert sind. Das Feld kann über die FaktuLux.Ini ausgeblendet werden. [Belege] GesamtRabatt=0 |
RabattProzent | N | |
| Anzahlung | Ist in der Zahlungsbedingung die Zahl-Art Vorkasse hinterlegt und in der Rechnung eine Anzahlung eingetragen, wird beim Buchen nach der Anlage des Offenen Posten ein Zahlungseingang in Höhe der Anzahlung erzeugt und mit dem Offenen Posten verrechnet. Dabei werden Skonti berücksichtigt, sofern nach Zahlungsbedingung gewährt. | Anzahlung | N | |
| {Volumenpunkte} | Die fiktive Währung für Provisionen wird in den Einstellungen des Mandanten aktiviert. | Volumenpunkte | N | |
| Summendruck | Das Feld wird zur Steuerung des Belegdruck abgefragt. Wenn man z.B. einem Kunden ein Angebot mit drei Optionen erstellt, von denen nur eine in Frage kommt, macht es keinen Sinn, durch eine überhöhte Summe abzuschrecken. | Summendruck | L | |
| Bruttopreise | Endkunden erwarten Bruttopreise in den Belegpositionen, Gewerbekunden Nettopreise. Mit FaktuLux können Sie parallel Beleg mit Netto- und Bruttopreisen erstellen. Dazu können Sie in der Artikelverwaltung unabhängige Brutto- und Nettopreise vergeben. Ist zu einem Artikel ein benötigter Preis nicht vorhanden, wird nach Rückmeldung der andere umgerechnet. Das Feld wird aus der Adresse übernommen. Ändern Sie es, rechnet FaktuLux die Einzelpreise auf Wunsch um. Bei §19UStG ist dieses Feld grau und kann nicht geändert werden. |
Bruttopreise | L | |
| ohne Umsatzsteuer | Für den Export können Sie Belege auch ohne Umsatzsteuer erstellen. Die Positionen behalten aber ihre Umsatzsteuerkennung, nur wird die Steuer nicht summiert. Sie können sogar Bruttopreise in den Positionen verwenden. Die Umsatzsteuer wird dann für den Endbetrag herausgerechnet. Bei §19UStG ist dieses Feld positiv vorbelegt und kann nicht geändert werden. |
MwStfrei | L | |
| Rabatt von PosSumme | Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Rabatt auf eine Belegposition zu gewähren. Entweder, sie bilden zuerst die Summe aus Einzelpreis und Menge und ziehen anschließend den Rabatt ab. Oder Sie rabattieren zuerst den Einzelpreis und bilden aus diesem das Produkt mit der Menge. Um dem Kunden den rabattierten Einzelpreis ausweisen zu können, müssen Sie den zweiten Weg wählen, welchen Sie durch Deaktivierung dieses Feldes erreichen. Durch Rundungsdifferenzen kann so eine abweichende Belegsumme entstehen. Für den Übertrag im Belegdruck müssen je nach Option andere Summenvariablen verwendet werden. | Rabattdruck | L | |
| Summe brutto/netto | Hier wird die Gesamtsumme der Positionen angezeigt, jenachdem ob im Beleg Bruttopreise angewählt ist oder nicht in brutto oder netto. | Summe | N | |
| {% auf} | Ist im Feld Rabatt ein Prozentsatz eingetragen, wird hier die Summe der als rabattfähig markierten Positionen angezeigt. | RabattfaehigerBetrag | N | |
| {- Rabatt} | Hier wird der aus dem Rabatt-Prozentsatz und der Summe der rabattfähigen Positionen resultierende Betrag angezeigt. | Rabatt | N | |
| Endbetrag netto | Hier wird immer die Netto-Summe des Beleges angezeigt. | BetragNetto | N | |
| + 1. USt - + 3. USt |
Hier werden die Prozentsätze der Umsatzsteuer angezeigt. Ein Beleg kann bis zu drei verschiedene Umsatzsteuersätze enthalten. Sind mehrere vorhanden, werden Sie der Höhe nach sortiert. | MwStProzent1 - MwStProzent3 |
N | |
| + 1. USt Betrag - + 3. USt Betrag |
Hier werden die aus den Prozentsätzen resultierenden Beträge angezeigt. | MwStBetrag1 - MwStBetrag3 |
N | |
| Endbetrag | Hier wird der Endbetrag des Beleges angezeigt. Beim Buchen Rechnungen wird für diesen Betrag ein Offener Posten angelegt. | BetragBrutto | N | |
| Erlös o. Skonto | Aus der Summe der Einkaufspreise aller Belegpositionen und dem Belegbetrag abzüglich etwaigen Skontos wird ein Prozentsatz für den Erlös berechnet. | Erloesprozent | N | |
| Erlös-Betrag | Zusätzlich wird hier der Erlös-Betrag angezeigt. | ErloesBetrag | N | |
Eingabefelder Beleg-Position
Tabellennummer: 31
| Beschriftung | Verwendung | Feldname | Typ | Länge |
|---|---|---|---|---|
| Position | ||||
| Nummer | Die Belegpositionen werden bei der Erfassung austomatisch nummeriert. Dabei erhalten Baugruppen die Nummer der Hauptposition gefolgt von einer laufenden Nummer. Beim Verschieben oder Einfügen von Positionen werden die Nummern automatisch umverteilt. | ID, ID2 |
I | |
| Artikel | ArtikelIDa | TG | 16 | |
| Los | LosID | I | ||
| Menge | Menge | N | ||
| {X} | Multiplikator | N | ||
| ME | MengeneinheitIDa | T | 5 | |
| PE | PreisEinheit | I | ||
| Fibu-Konto | FiBuKonto | I | ||
| {Los-Nr.} | LosIDa | TG | 16 | |
| {MHD} | MHDatum | D | ||
| {Menge in Bestand zurückbuchen} | Geliefert | N | ||
| Fremd-Artikel-Nummer | FremdArtikelIDa | T | 16 | |
| {Kurzbezeichnung} | bei Baugruppen | Beschriftung | T | 25 |
| Bezeichnung | Bezeichnung | M | 240 | |
| Netto-EK/-VK | Einkaufspreis | N | ||
| Summe-EK | SummeEK | N | ||
| USt-Satz | Die Umsatzsteuersätze werden in einer eigenen Liste definiert. | MwStSatzID | I | |
| Netto-EK/-VK | EinzelPreis | N | ||
| Rabatt | Rabatt | N | ||
| Rabattpreis | EinzelpreisNetto | N | ||
| Summe-EK/-VK | GesamtPreis | N | ||
| Zusatz | ||||
| Artikel-Typ | ArtikelTyp | I | ||
| Geliefert | Geliefert | |||
| Lieferdatum | FixDatum | D | ||
| Gewicht [kg] | Gewicht | |||
| Kostenstelle | Kostenstelle | |||
| skontofähig | SkontoFaehig | L | ||
| rabattfähig | RabattFaehig | L | ||
| Multiplikator | MultiplikatorJN | L | ||
| Abgabe-Code | AbgabeCode | |||
| Einkaufs-Preis | Einkaufspreis | N | ||
| zusätzlicher EK-Rabatt | EKRabatt | N | ||
| Netto EK | EKNetto | N | ||
| Volumenpunkte | Volumenpunkte | |||
| Übernommen aus | UebernahmeGruppe | |||
| Nummer | UebernahmeBelID | |||
| vom | UebernahmeDatum | |||
Informationen zur Darstellung, der Verwendung von Farben, den Feldtypen und deren Länge finden Sie in der Legende.
